現場の「困った」を、次の一歩に。
仕組み図鑑｜困りごとから、作れる仕組みを探す
中小企業の現場でよくある業務の困りごとに対して、すぐに役立つ「○○する仕組み」をまとめました。気になるキーワードで検索して、あなたの仕事に合う仕組みを見つけてください。
103件の仕組み（全103件中）
Excelの使いやすさを残したまま、データが一元管理される仕組み
使い慣れたExcelの見た目・操作感を残しながら、裏側ではデータベース(データをまとめて保管する仕組み)として一元管理し、システム移行への抵抗感なく業務を仕組み化する方法を解説します。
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アンケート結果が、回答するだけで自動集計される仕組み
顧客満足度調査や社内アンケートの回答を選択肢・設問ごとに自動集計し、グラフや傾向がすぐ見える状態にする仕組みの作り方を解説します。
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お客様が、自分の案件の進み具合を確認できる仕組み
お客様が問い合わせなくても、自分の案件の進み具合や次の予定を確認できるようにして、進捗確認の連絡を減らし、安心して任せてもらえる状態をつくる仕組みの作り方を解説します。
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お客様の声が、事例や口コミの素材として集まる仕組み
納品や取引の節目にお客様の感想を集め、許可をもらった内容を事例や口コミとして活用できるようにして、次のお客様に選ばれる理由を増やす仕組みの作り方を解説します。
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お客様の要望が、種類別にたまって改善の優先順位がつく仕組み
営業や現場で聞いたお客様の要望・不満を1か所に種類別にためて、多い要望から改善や新サービスにつなげ、勘に頼らずに優先順位をつけられる仕組みの作り方を解説します。
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クレーム対応の進め方を統一する仕組み
クレーム対応の初動・報告・エスカレーションの流れを1枚のフロー図にまとめ、担当者による対応品質のばらつきをなくす仕組みの作り方を解説します。
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バラバラなExcelが、一つの集計表に自動でまとまる仕組み
部署や担当者ごとにバラバラに作られたExcelファイルを一つの集計表へ自動的にまとめ、突合・転記の手作業をなくす仕組みの作り方を解説します。
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フォームに入力した内容を台帳へ自動で登録する仕組み
Webフォームやアンケートの回答を、台帳(スプレッドシート・データベース)へ自動で反映し、手作業での転記や反映の遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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メールで届いた依頼内容を管理表へ自動で転記する仕組み
依頼メールの内容を目視で確認しながら管理表へ転記する作業をなくし、メール受信をきっかけに依頼主・内容・希望納期を自動で反映する仕組みの作り方を解説します。
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メンバーの稼働時間を、案件ごとに集計する仕組み
誰がどの案件にどれだけ時間を使っているかを記録・集計し、案件ごとの負荷や工数を把握できるようにする仕組みの作り方を解説します。
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案件ごとの資料・連絡・進捗を一か所に集める仕組み
案件ごとの資料・やり取り・進捗メモを1つの置き場所に集約し、途中参加者への引き継ぎや状況確認にかかる時間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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案件ごとの人件費が分かる仕組み
案件ごとの稼働時間と時給・人件費単価をかけ合わせ、案件ごとの人件費をリアルタイムで把握できるようにする仕組みの作り方を解説します。
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案件ごとの粗利が分かる仕組み
売上・人件費・経費を案件ごとに自動集計し、案件ごとの粗利をリアルタイムで把握できるようにする仕組みの作り方を解説します。
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案件の完了条件を統一する仕組み
案件の完了とみなす条件をチェックリスト化し、案件開始時に合意しておくことで、担当者による完了判断のブレやクライアントとの認識のズレをなくす仕組みの作り方を解説します。
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案件の今の状態が、ひと目で分かる仕組み
案件ごとの進捗・担当者・次のアクションを一覧で見える化し、確認漏れや対応遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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異常な数字に、その場で気づける仕組み
売上・経費・在庫などの数値が普段と大きく異なる場合に自動で検知し、入力ミスや不正・異常事態への気づきを早める仕組みの作り方を解説します。
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営業管理と案件管理が、継続的につながっている仕組み
営業管理システムと案件管理システムを継続的に連携させ、受注後も商談情報と案件情報がずれずに両方から状況を確認できる仕組みの作り方を解説します。
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過去のトラブル事例を検索できる仕組み
トラブル・クレームの事例を内容・原因・対応方法とともに記録し、検索できるようにすることで、再発時の対応品質を均一にする仕組みの作り方を解説します。
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過去の会議で決まったことを、あとから探せる仕組み
議事録を1か所にため、案件・テーマ・日付で探せる形に整えて、「あのとき何を決めたか」を探す時間と、決めたことの食い違いによるやり直しをなくす仕組みの作り方を解説します。
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過去の見積事例を条件から探せる仕組み
過去の見積書に業種・規模などの検索条件を付けて一覧化し、新しい見積もりの精度を上げる仕組みの作り方を解説します。
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過去の購入履歴から、次に提案できる商品が見つかる仕組み
顧客ごとの購入履歴から「まだ買っていない関連商品」を洗い出し、追加提案の候補を担当者が見つけやすくして、取引単価を伸ばす仕組みの作り方を解説します。
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会議で決まったことが、担当と期限つきで残る仕組み
会議で決まったことを「誰が・いつまでに・何をするか」の形で記録し、期限が近づいたら知らせて、決めっぱなしや宿題の抜け漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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会議の前に、必要な資料と数字が自動でそろう仕組み
会議の議題ごとに、前回の宿題・最新の数字・関連資料を決まった場所にそろえ、準備のためだけに使っていた時間と、資料の古さによる議論のやり直しを減らす仕組みの作り方を解説します。
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会議の内容が、その日のうちに議事録として共有される仕組み
会議の記録を決まった書式で残し、録音やメモから下書きを作って、その日のうちに参加者へ共有できるようにして、議事録の作成負担と共有の遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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会議の目的と進め方が、毎回そろう仕組み
会議の目的・議題・終わりの条件を事前に決めて共有し、ひな形で毎回そろえて、結論が出ない会議や話が脱線する会議をなくす仕組みの作り方を解説します。
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会計データが、経営ダッシュボードへ自動でつながる仕組み
会計ソフトのデータを経営者が見るダッシュボードへ自動的に反映し、月次の数字集計を待たずに経営状況をリアルタイムで確認できる仕組みの作り方を解説します。
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期限前に自動でリマインドする仕組み
契約更新・支払期限・資格更新などの期限を一覧化し、期限が近づくと自動で通知が届く仕組みの作り方を解説します。
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業務の進め方を変えずに、記録・共有だけがデジタル化される仕組み
現場の作業手順や役割分担を変えずに、記録・共有の部分だけをデジタル化することで、業務改革への抵抗感なく仕組み化を進める方法を解説します。
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勤怠データを給与計算用の形式へまとめる仕組み
タイムカードや勤怠システムの記録を、残業・休暇集計を含めて給与計算用の形式へ自動でまとめ、月末の手作業集計や計算ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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金額・条件に応じて、承認権限が委譲される仕組み
見積・値引き・例外対応などを金額や条件ごとに区分し、範囲内であれば担当者が自分で判断できるようにすることで、上司への確認待ちや承認集中をなくす仕組みの作り方を解説します。
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契約・保守の更新時期が近づくと、更新の案内が自動で出る仕組み
契約や保守の更新時期が近づいた顧客を自動で見つけ、更新の案内を出し忘れて解約や自然消滅になるのを防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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契約条件の最新内容をすぐ確認できる仕組み
契約更新や覚書で変わった契約条件を1つのサマリーにまとめ、今の条件をすぐ確認できるようにする仕組みの作り方を解説します。
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経費を、発生した時点で正しく計上する仕組み
立替経費や案件経費を、あとからまとめて処理するのではなく、発生した時点で案件に紐づけて記録する仕組みの作り方を解説します。
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月次報告書が、データから自動でできあがる仕組み
日々の記録データから月次報告書のフォーマットへ自動的に数字を流し込み、報告書作成にかかる時間や転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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検品基準を誰が見ても同じにする仕組み
合格・不合格の判断基準を数値や実例写真で明確にした検品基準書を作り、検品者によるブレをなくす仕組みの作り方を解説します。
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見積から受注までの状況を見える化する仕組み
見積案件の進捗段階を一覧・パイプライン形式で見える化し、フォロー漏れや受注見込みの把握しづらさをなくす仕組みの作り方を解説します。
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見積書・請求書の作成を、案件データから自動で作る仕組み
案件情報や納品実績から見積書・請求書を自動生成し、転記ミスや作成の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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見積内容を受注後の案件情報へ引き継ぐ仕組み
見積内容を受注確定と同時に案件情報として自動登録し、案件着手までの入力の手間や見積内容とのずれをなくす仕組みの作り方を解説します。
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現場のノウハウを動画や手順で残す仕組み
ベテランの作業のコツを動画で撮影し、文字の手順書では伝わりにくい部分を補うことで、指導の手間やベテラン不在時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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現場写真と作業報告が、その場でスマホから登録される仕組み
現場で撮った写真と作業内容の報告を、スマホからその場で登録できるようにし、帰社後のまとめ作業や写真の紛失をなくす仕組みの作り方を解説します。
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顧客・商品・担当者ごとの利益が、比較できる仕組み
売上だけでなく利益・粗利を顧客別・商品別・担当者別に比較できるようにし、実は儲かっていない取引に気づけない問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
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顧客ごとのリピート状況が、自動で分かる仕組み
新規顧客とリピート顧客の割合・再購入までの期間を自動集計し、リピート施策の効果を数字で確認できる仕組みの作り方を解説します。
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顧客ごとの取引推移が、グラフで確認できる仕組み
顧客ごとの取引金額・頻度の推移をグラフで確認できるようにし、取引が減っている顧客への対応が遅れる問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
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顧客管理データから、配信リストが自動で作られる仕組み
顧客管理のデータと配信するメールを連携し、顧客の属性・購買履歴に応じたメール配信リストの作成・更新を自動化する仕組みの作り方を解説します。
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顧客情報を一か所にまとめて管理する仕組み
顧客の基本情報・やり取り履歴・取引履歴を1つの顧客ページに集約し、担当者が変わっても顧客の全体像がすぐ分かる仕組みの作り方を解説します。
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更新日時と更新者が分かる仕組み
資料や台帳の更新のたびに更新日時・更新者・変更内容を自動的に記録し、変更の経緯が追いかけられる仕組みの作り方を解説します。
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更新漏れのある情報を見つける仕組み
最終更新日から一定期間を過ぎた情報を自動的に抽出し、気づかないうちに情報が古くなることや更新漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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今使っているツールで足りない部分だけが、外付けで補われる仕組み
導入済みのクラウドサービスを入れ替えず、自社特有の業務ルールに対応できていない部分だけを個別に補い、乗り換えコストなく使い続けられる仕組みの作り方を解説します。
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差し戻し理由が記録され、同じ手戻りが減っていく仕組み
承認・確認で差し戻された理由を記録・集計し、同じ原因による手戻りを繰り返さないようにする仕組みの作り方を解説します。
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採用応募者の情報を面接管理表へ自動で登録する仕組み
求人媒体・応募フォームからの応募者情報を面接管理表へ自動で反映し、転記の遅れや重複応募への気づき漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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在庫金額の推移が、グラフで確認できる仕組み
在庫の数量だけでなく金額ベースの推移をグラフで確認できるようにし、資金が在庫に必要以上に眠っていることに気づけない問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
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仕入データを在庫表へ自動で反映する仕組み
仕入先から届く納品書・仕入データを在庫表へ自動で反映し、在庫数のズレや手作業での入力ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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仕入先情報と発注履歴をまとめて管理する仕組み
仕入先の基本情報と発注履歴を1つの仕入先ページに集約し、担当者が変わっても取引条件や発注履歴がすぐ分かる仕組みの作り方を解説します。
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紙の申請書・ハンコ承認が、オンラインで完結する仕組み
紙の申請書への記入とハンコによる承認を、オンラインでの入力・承認に置き換え、書類のやり取りや押印のための出社をなくす仕組みの作り方を解説します。
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失注理由が集計され、営業改善に活かせる仕組み
失注した商談の理由を記録・集計し、よくある失注パターンを見つけて営業改善に活かす仕組みの作り方を解説します。
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社員情報を一か所で管理する仕組み
社員の基本情報・資格・所属を1つの社員情報ページに集約し、異動対応の漏れや部署間の情報の食い違いをなくす仕組みの作り方を解説します。
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社内の手順書やルールを一か所で見られる仕組み
手順書やルールを1つの場所にまとめて検索できるようにし、口頭での説明の手間や古いルールでの作業ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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社内ファイルの保存場所を統一する仕組み
資料の保存場所とフォルダ構成・命名ルールを統一し、資料の迷子や重複、退職・異動時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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社内連絡を必要な人だけに届ける仕組み
社内連絡の種類ごとに届けるべき対象者を整理し、話題ごとにチャンネルを分けることで、重要な連絡が埋もれる問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
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取引が途絶えた顧客が、自動で一覧に上がる仕組み
一定期間取引のない顧客を自動で一覧にして、連絡すべき相手に気づけるようにし、休眠顧客の掘り起こしと失注を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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取引先への定型連絡を自動で送る仕組み
定期的に送る連絡をテンプレート化し、条件に応じて自動配信することで、送り忘れや文面作成の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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手書きの点検表・日報が、その場でデジタル入力になる仕組み
現場での点検・日報・チェックリストの記入をスマホやタブレット入力に置き換え、後からの転記作業や記入漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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受注残から、今後の売上見込みが分かる仕組み
受注は決まっているがまだ納品・完了していない案件を集計し、今後数ヶ月の売上見込みを確認できるようにする仕組みの作り方を解説します。
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受注内容を一度入力すれば、複数の管理表に自動で反映される仕組み
受注内容を一度入力するだけで、生産・出荷・請求など関係する管理表へ自動で反映させ、部署ごとの二重入力や転記漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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商談後の次の連絡が、期限つきで管理される仕組み
商談ごとに「次に誰がいつ何をするか」を必ず記録し、期限を過ぎた案件に気づけるようにして、フォロー漏れによる失注を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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商品情報を一度登録すれば各帳票で使い回せる仕組み
商品名・型番・単価などを台帳として一元管理し、見積書・請求書・在庫表など各帳票へ自動反映させることで、二重入力や表記ゆれをなくす仕組みの作り方を解説します。
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承認済みデータだけを正式情報として使う仕組み
価格や予算などのデータに承認ステータスを持たせ、承認済みのものだけを正式情報として扱うことで、下書きの誤用や手戻りをなくす仕組みの作り方を解説します。
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承認者が不在の間、代理承認が自動で回る仕組み
承認者が出張・休暇で不在の場合に、あらかじめ決めた代理者へ自動的に承認依頼を回し、承認待ちで業務が止まるのを防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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紹介してくれた顧客と紹介先が、記録される仕組み
誰の紹介で新しい顧客と出会ったかを記録し、紹介の件数や成約を把握して、お礼や次の紹介依頼につなげる仕組みの作り方を解説します。
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新規顧客の獲得経路が、きっかけ別に比べられる仕組み
新規顧客が「何をきっかけに」来たか(紹介・Web・展示会・広告など)を記録し、経路ごとの件数と成約率を比べて、力を入れる場所を決められる仕組みの作り方を解説します。
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製造工程の今の状態が、ひと目で分かる仕組み
製造ラインや加工工程ごとの進捗・停滞状況を一覧で見える化し、遅れへの気づきの遅さや現場への問い合わせの手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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請求し忘れている案件が、自動で見つかる仕組み
納品・完了した案件のうち請求書がまだ発行されていないものを自動的に検知し、請求し忘れによる機会損失をなくす仕組みの作り方を解説します。
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請求情報を入金管理表へ自動でつなぐ仕組み
発行した請求書の情報を入金確認と自動で突き合わせ、入金消込の手作業や未入金の見落としをなくす仕組みの作り方を解説します。
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設備情報と点検履歴を一緒に管理する仕組み
設備の基本情報と点検履歴を1つの設備台帳にまとめ、点検漏れや担当者交代時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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他システムから書き出したデータ(CSV)を、基幹システムへ取り込む仕組み
他システムから書き出したデータ(CSVファイル)を基幹システムへ自動で反映し、手作業での取り込みや転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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誰がどの仕事を抱えているか分かる仕組み
メンバーごとの担当タスク・案件と見込み工数を一覧化し、業務量の偏りに早く気づける仕組みの作り方を解説します。
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担当業務の棚卸しを定期的に行う仕組み
部署ごとの担当業務と担当者を定期的に見直し、属人化リスクの高い業務を問題が起きる前に見つける仕組みの作り方を解説します。
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値引き判断のルールをそろえる仕組み
条件ごとの値引き上限をまとめた基準表を作り、担当者による値引き判断のブレをなくす仕組みの作り方を解説します。
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注文データから、発注書が自動でできあがる仕組み
発注が必要になったタイミングで、注文データから発注書を自動的に作成し、取引先ごとの転記や発注書フォーマットの手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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注文書の内容を読み取り、受注データへ登録する仕組み
得意先から届く注文書をOCR(文字の自動読み取り)で読み取り、品目・数量・金額を受注データへ自動反映することで、手入力の転記時間や転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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定例会議が、本当に必要かを見直せる仕組み
会議の頻度・時間・参加者・成果を記録して一覧にし、定期的に棚卸しして、なんとなく続いている会議の削減や短縮につなげる仕組みの作り方を解説します。
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展示会・名刺でもらった情報が、その日のうちに顧客台帳へ入る仕組み
展示会や商談でもらった名刺を、その日のうちに撮影して顧客台帳へ登録し、お礼の連絡まで早く出せるようにして、出会いを商談につなげる仕組みの作り方を解説します。
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電話で受けた注文が、その場でシステムへ登録される仕組み
電話口で聞き取った注文内容をメモを介さずその場でシステムへ直接入力し、聞き間違いや登録漏れ・二重入力をなくす仕組みの作り方を解説します。
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登録しようとしたデータが、重複していないかその場で分かる仕組み
顧客・案件・注文などのデータを登録する際に既存データと自動照合し、同じ内容の重複登録や気づかない二重管理をなくす仕組みの作り方を解説します。
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得意先情報を一度登録すれば、見積・請求・納品書に反映される仕組み
得意先の会社名・住所・支払条件などを台帳として一元管理し、見積書・請求書・納品書に自動反映させることで、二重入力や転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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納品・購入後に、フォロー連絡が自動で届く仕組み
納品や購入の節目(1週間後・3か月後など)に、フォロー連絡の対象と文面を自動で用意し、売りっぱなしを防いで次の注文につなげる仕組みの作り方を解説します。
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売上データを会計用の形式へ自動で変換する仕組み
レジ(POS)やネットショップの売上データを会計ソフトが必要とする仕訳形式へ自動で変換し、月末にまとめて仕訳を作る負担や変換ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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売上の推移が、いつでもグラフで確認できる仕組み
月次・週次の売上推移をグラフでいつでも確認できるようにし、変化の兆しに早く気づいて手を打てる仕組みの作り方を解説します。
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販売データが、在庫数へ自動で反映される仕組み
ネットショップ・店舗・営業などの販売データが発生した時点で在庫数へ自動的に反映され、在庫のズレや欠品・過剰在庫に気づくのが遅れる問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
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必須項目がそろわないと、次に進めない仕組み
入力フォームや申請フローで必須項目がそろわないと次に進めないようにし、入力漏れ・承認漏れの発生と後からの手戻りをなくす仕組みの作り方を解説します。
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複雑な自社ルールの料金が、条件を入れるだけで計算される仕組み
顧客・数量・時期などの条件によって変わる自社独自の料金計算ルールを自動化し、見積・請求のたびの手計算や計算ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
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複数のクラウドサービスに散らばったデータが、一か所に自動で集まる仕組み
会計・案件管理・勤怠など複数のクラウドサービスに散らばったデータを一か所に集約し、システムを横断した状況把握・分析ができる仕組みの作り方を解説します。
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複数拠点の情報を本社でまとめて確認する仕組み
各拠点の売上・在庫・勤怠などの情報を本社側で自動的に集計・比較できるようにし、拠点への個別確認やトラブルへの気づきの遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
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複数段階の承認が、順番に自動で回っていく仕組み
複数の承認者を経る申請フローで、次の承認者への受け渡しや進捗確認を自動化し、承認の順序管理や催促の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
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毎月の売上集計が、自動でできあがる仕組み
売上データを店舗別・担当者別・商品別など必要な軸で自動集計し、月末の手作業での集計・転記をなくす仕組みの作り方を解説します。
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毎日のバックアップが、自動で行われる仕組み
業務データやファイルのバックアップを決まった時間に自動で実行し、バックアップ忘れやコピー先の取り違えによるデータ消失を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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問い合わせに、その場で自動返信が届く仕組み
問い合わせを受け付けた直後に、受付の確認と今後の流れを自動で返信し、待たされる不安と二重の問い合わせを減らして、初動の速さを保つ仕組みの作り方を解説します。
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問い合わせの担当振り分けを自動化する仕組み
問い合わせの種類ごとに担当を決めたルールを作り、フォームや内容に応じて自動的に担当者へ届く仕組みの作り方を解説します。
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問い合わせへの初回対応が、遅れていれば気づける仕組み
問い合わせが届いてから最初に返答するまでの時間を記録し、対応が遅れている案件に早く気づいて、機会損失を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
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問い合わせ内容を顧客台帳へ自動で登録する仕組み
電話・メール・チャットで受けた問い合わせ内容を顧客台帳へ自動で反映し、記録漏れやチャネルごとの履歴分散をなくす仕組みの作り方を解説します。
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予算と実績の差が、毎月自動で分かる仕組み
部門・費目ごとの予算と実績の差を自動的に集計し、予算超過や使い残しに早く気づける仕組みの作り方を解説します。
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予定と実績のズレが、後から確認できる仕組み
案件やタスクの予定日程と実際の進み方を突き合わせ、遅れの傾向や原因に気づきやすくする仕組みの作り方を解説します。
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予約・受付が、お客様の入力だけで完結する仕組み
電話やメールで受けていた予約・申込を、お客様が24時間いつでも自分で入力できるようにして、受付の手間と聞き間違い、対応できない時間帯の取りこぼしをなくす仕組みの作り方を解説します。
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