仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率案件・プロジェクト管理決めたことが実行されるミス削減会議で決まったことが、担当と期限つきで残る仕組み
会議で決まったことを「誰が・いつまでに・何をするか」の形で記録し、期限が近づいたら知らせて、決めっぱなしや宿題の抜け漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・決まったことに、次の会議まで誰も手をつけていない
- ・誰がやるのかが決まらないまま会議が終わる
- ・進み具合の確認に、会議の時間を使っている
- ・決定事項が担当と期限つきで残る
- ・期限前に担当者へ通知が届く
- ・次の会議は、一覧の確認から始められる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
会議で決まったことを、担当者と期限つきの「やること」として記録し、 次の会議で進み具合を確認できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・会議で決まったはずのことが、次の会議まで誰も手をつけていない
- ・「誰がやるのか」が決まらないまま会議が終わることがある
- ・宿題の進み具合を、次の会議で口頭で確認して時間を使っている
- ・決まったことが議事録の文章の中に埋もれ、実行の一覧になっていない
なぜ起きるのか
- ・担当と期限を決めずに終わる
- ・決定事項が文章に埋もれる
- ・進み具合を追う仕組みがない
どんな仕組みにするか
- ・担当・期限つきで一覧に記録
- ・期限前に自動で通知
- ・次の会議で一覧を確認
期待できる変化
- ・会議で決めたことが実行される
- ・宿題の抜け漏れと遅れに、早く気づける
- ・会議の時間を、進捗の確認でなく議論に使える
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
会議の最後の5分を、「やることの確認」の時間として固定する
「誰が・いつまでに・何を」の3点がそろわないものは、決定として扱わないルールにする
たとえば
会議の最後に「田中さんが来週金曜までに見積案を出す」と一覧に残し、期限前に 自動で知らせれば、次の会議で「やっていない」がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
会議ごとに、やること・担当・期限を一覧にまとめ、次の会議で最初に確認する。
期限が近づいたやることを、担当者へ自動で知らせる。
複数の会議の「やること」を1つの一覧にまとめ、遅れや完了の状況を全体で見られるようにする。
小さく始めるなら
最初は通知や複数会議をまたいだ一覧は不要です。会議の最後の5分で、 やることを担当と期限つきで一覧に書き、次の会議で最初に見返すところから始めます。
やってはいけないこと
担当者を「〇〇部」や「みんなで」のように複数人・部署にすること。 誰が責任を持つのかが曖昧になり、結局、誰も動かなくなります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・複数の会議の「やること」を、案件やタスク管理とどう統合するかを整理する必要がある
- ・期限が変わった場合や、実行が難しくなった場合の、見直しのルールを決める必要がある
- ・経営会議など、責任の重い決定事項の管理範囲を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
会議が少なく、決まったことが数件で、全員が覚えていて実行できている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「会議で決まったことが、担当と期限つきで残る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。