仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率案件・プロジェクト管理時間削減見える化メンバーの稼働時間を、案件ごとに集計する仕組み
誰がどの案件にどれだけ時間を使っているかを記録・集計し、案件ごとの負荷や工数を把握できるようにする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・月末にまとめて稼働時間を申告
- ・案件ごとの工数が分からない
- ・見積もりとの差異に気づけない
- ・日々の記録がそのまま案件ごとに集計される
- ・どの案件にどれだけ時間がかかったか常に分かる
- ・見積もりとの差異を早期に把握できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
案件ごとの作業時間を、日々の作業の中で自然に記録し、 集計は自動で行える状態にします。
こんな困りごとに
- ・稼働時間を月末にまとめて申告してもらっている
- ・どの案件にどれだけ時間がかかっているか分からない
- ・案件ごとの工数を、あとから見積もりと比較できない
- ・担当者ごとの負荷が偏っていても気づけない
なぜ起きるのか
- ・記録が月末にまとめて発生
- ・案件別の集計が手作業
- ・記録項目が担当者ごとに違う
どんな仕組みにするか
- ・日々の作業で案件と時間を記録
- ・記録データを自動集計
- ・案件・メンバー別に即時反映
期待できる変化
- ・案件ごとの工数がすぐに分かる
- ・見積もりとの差異に早く気づける
- ・メンバーごとの負荷が見えるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
今どのように稼働時間を記録・集計しているかを書き出す
案件ごとに時間を記録する最小限の項目(案件名・時間・日付)を決める
たとえば
1日の終わりに「どの案件に何時間使ったか」を数クリックで記録できれば、 月末に記憶を頼りに申告する必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
案件ごとの作業時間を記録・集計する専用ツール。
案件・日付・時間を入力するだけの簡易な記録表。
案件情報と稼働時間記録を同じ仕組みでつなげる。
小さく始めるなら
まずは案件名・日付・時間の3項目だけの記録表から始め、 記録が定着してから専用ツールへの移行を検討します。
やってはいけないこと
15分単位などの過度に細かい記録を求めること。 記録の手間が増えるほど、正確な記録が続かなくなります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・記録の粒度(15分単位か大まかな時間帯か)をどこまで求めるかの線引きが必要になる
- ・複数案件を掛け持ちするメンバーの時間按分ルールを決める必要がある
- ・工数管理システムと勤怠・給与システムとの連携範囲を検討する必要がある
- ・メンバーの負荷偏りが見えた後の是正フロー(誰が調整するか)を別途設計する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数・メンバー数が少なく、簡易な記録表で運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「メンバーの稼働時間を、案件ごとに集計する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。