仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方案件・プロジェクト管理見える化時間削減誰がどの仕事を抱えているか分かる仕組み
メンバーごとの担当タスク・案件と見込み工数を一覧化し、業務量の偏りに早く気づける仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・メンバーが今何をどれだけ抱えているか本人以外分からない
- ・一部のメンバーに仕事が集中していても気づかない
- ・誰が空いているか分からず同じ人に仕事を頼みがち
- ・チーム全体の作業量が見えず繁忙期の見通しが立たない
- ・誰が何を抱えているか一覧で分かる
- ・負荷の偏りにすぐ気づける
- ・空いているメンバーに新しい仕事を振れる
- ・チーム全体の作業量が見えて計画が立てやすくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
メンバーごとに現在抱えているタスク・案件と見込み工数を一覧化し、 誰が何をどれだけ抱えているかをすぐ把握できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・メンバーそれぞれが今どんな仕事をどれだけ抱えているか、本人以外は把握できていない
- ・一部のメンバーに仕事が集中していても、気づかないまま負荷が偏り続ける
- ・新しい仕事を割り振るとき、誰が空いているか分からず、いつも同じ人に頼んでしまう
- ・チーム全体の作業量が見えないため、繁忙期の見通しが立てにくい
なぜ起きるのか
- ・個人の業務量が見える化されていない
- ・負荷の偏りに気づく手段がない
- ・仕事の割り振りが感覚的になる
どんな仕組みにするか
- ・担当業務を一覧化する
- ・見込み工数も合わせて把握
- ・負荷の偏りを自動的に検知する
期待できる変化
- ・仕事の割り振りがスムーズになる
- ・負荷の偏りが早期に見つかる
- ・チーム全体の計画が立てやすくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
誰がどの仕事を抱えているか分かる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
メンバーごとに、現在抱えているタスク・案件の一覧化ができているかを確認する
一覧化する際の最低限の項目(タスク名・見込み工数・期限など)を決める
たとえば
メンバーごとの抱えている案件数と見込み工数が一覧で見られれば、 新しい仕事を振るときに誰が空いているかすぐ分かります。
使える方法(手軽 → 本格的)
メンバーごとに抱えているタスク・案件を一覧表にまとめ、定期的に更新する。
案件管理システム上で、担当者ごとの案件数・タスク数を一覧で見られるようにする。
担当者ごとの見込み工数を自動集計し、一定量を超えたら偏りをアラートする。
小さく始めるなら
まずは1つのチームだけを対象に、担当業務一覧表の作成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
細かすぎるタスク単位まで管理しようとすること。 まずは主要な案件・タスクの単位で把握できれば十分です。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・タスクの見込み工数をどこまで正確に見積もるかのバランスが必要になる
- ・複数チームを掛け持ちするメンバーの負荷をどう集計するかを設計する必要がある
- ・負荷が偏っていることが分かった後の再配分ルール(誰がどう調整するか)を決める必要がある
- ・メンバーの業務量を可視化することへの心理的抵抗にどう配慮するかを考慮する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
メンバー数・案件数が少なく、担当業務一覧表の手動更新でも把握できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「誰がどの仕事を抱えているか分かる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。