仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方総務・バックオフィス時間削減属人化解消社内ファイルの保存場所を統一する仕組み
資料の保存場所とフォルダ構成・命名ルールを統一し、資料の迷子や重複、退職・異動時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・資料が個人PC・共有フォルダ・チャットなどバラバラの場所にある
- ・同じ資料が複数のフォルダに重複し最新版が分からない
- ・フォルダの分け方が担当者ごとに違い探すのに時間がかかる
- ・退職・異動した担当者のPCにしかない資料が見つからない
- ・資料の保存場所が1つに決まっている
- ・最新版がどれかすぐ分かる
- ・誰が探しても同じルールで見つけられる
- ・担当者が変わっても資料が残る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
資料の保存場所を1つに決め、フォルダ構成・命名ルールを最低限そろえ、 誰が探しても同じ場所で見つかる状態を作ります。
こんな困りごとに
- ・資料が個人のPC・共有フォルダ・チャットの添付ファイルなど、バラバラの場所に保存されている
- ・同じ資料がいくつものフォルダに重複して保存されていて、どれが最新か分からない
- ・担当者によってフォルダの分け方・命名ルールが違い、他の人が探すのに時間がかかる
- ・退職・異動した担当者のPCにしかない資料が見つからず、業務が止まることがある
なぜ起きるのか
- ・保存場所のルールが存在しない
- ・個人PC・チャットに資料が分散
- ・命名ルールが担当者任せ
どんな仕組みにするか
- ・保存場所を1つに決める
- ・フォルダ構成・命名ルールを統一
- ・個人PCへの保存をやめる
期待できる変化
- ・資料を探す時間が減る
- ・資料の重複・迷子がなくなる
- ・担当者交代時の引き継ぎがスムーズになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
社内ファイルの保存場所を統一する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在、資料がどこに(個人PC・共有フォルダ・チャット・クラウドなど)保存されているかを洗い出す
保存場所とフォルダ構成・命名ルールの最低限のルールを決める
たとえば
「資料は必ずこの場所に、この名前のつけ方で保存する」というルールが 決まっていれば、誰が探しても迷わず見つけられます。
使える方法(手軽 → 本格的)
「ここに保存する」という場所と最低限の命名ルールを決めて共有する。
個人PCや複数の共有フォルダに散らばった資料を、1つの共有ドライブへ集約する。
保存場所を統一したうえで、検索のしやすさや部署ごとの閲覧権限まで含めて運用する。
小さく始めるなら
まずは今後新しく作る資料だけを対象に、保存場所と命名ルールを決めるところから始めます。
やってはいけないこと
過去の全資料を一度に整理・移行しようとすること。 まずは今後作成する資料のルールから統一します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・過去の大量の既存資料をどこまで新しいルールに合わせて移行するかの範囲を決める必要がある
- ・部署・案件ごとのフォルダ階層をどこまで細かく設計するかのバランスが必要になる
- ・機密情報を含む資料の閲覧権限・保管ルールを整理する必要がある
- ・クラウドとローカル(個人PC)の使い分けルールを明確にする必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
資料の量・担当者数が少なく、ルールの明文化と共有ドライブの徹底だけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「社内ファイルの保存場所を統一する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。