仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方案件・プロジェクト管理時間削減属人化解消案件ごとの資料・連絡・進捗を一か所に集める仕組み
案件ごとの資料・やり取り・進捗メモを1つの置き場所に集約し、途中参加者への引き継ぎや状況確認にかかる時間をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・案件の資料・連絡・進捗が別々の場所に散らばっている
- ・状況把握のため複数のフォルダ・メールを確認する必要がある
- ・途中参加者が経緯の把握に時間がかかる
- ・資料の最新版が分からず古いものを見てしまう
- ・案件ページを見れば資料・連絡・進捗がすべて分かる
- ・状況確認にかかる時間が減る
- ・途中参加者もすぐに状況を把握できる
- ・最新の資料がどれかすぐ分かる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
案件ごとに資料・連絡・進捗メモをまとめる1つの置き場所を作り、 案件に関する更新はすべてそこに集約します。
こんな困りごとに
- ・案件に関する資料(見積書・仕様書など)、メールでのやり取り、進捗メモが別々の場所に散らばっている
- ・案件の状況を把握するために、複数のフォルダやメールを開いて確認する必要がある
- ・途中から案件に加わったメンバーが、経緯を把握するのに時間がかかる
- ・資料の最新版がどれか分からず、古いバージョンを見てしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・案件情報が複数の場所に分散
- ・資料・連絡・進捗の置き場がバラバラ
- ・途中参加者への共有が手間
どんな仕組みにするか
- ・案件ごとに1つの置き場所を作る
- ・資料・連絡・進捗をそこに集約
- ・関連システムの更新も自動反映
期待できる変化
- ・案件状況の確認時間が減る
- ・途中参加者への引き継ぎがスムーズになる
- ・資料の版違いによる混乱がなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
案件に関する情報が現在どこに(共有フォルダ・メール・チャット・個人PCなど)散らばっているかを洗い出す
案件ごとの置き場所として最低限まとめるべき情報の種類(資料・連絡・進捗メモ)を決める
たとえば
案件名で検索すれば、その案件の資料・やり取り・進捗メモがすべて1画面に 並んでいれば、途中参加のメンバーもすぐに状況を把握できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
資料・議事録・メモを1つの案件フォルダにまとめて置く。
案件ごとに資料添付・連絡・進捗メモを1つの画面にまとめる。
メール・チャット・ファイル共有の更新が、案件ページへ自動的に集まる。
小さく始めるなら
まずは進行中の主要案件1件だけを対象に、情報集約を試すところから始めます。
やってはいけないこと
過去の全案件の情報を一度に整理し直そうとすること。 まずは進行中の案件から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・案件ごとの情報量が増えた場合の整理方法(フォルダ構成・タグ付けなど)を決める必要がある
- ・メール・チャットなど複数チャネルの情報をどこまで自動集約するかの範囲を検討する必要がある
- ・案件終了後の情報の保管・アーカイブ方法を整理する必要がある
- ・社外関係者と共有してよい情報とそうでない情報の線引きが必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数・関係者が少なく、フォルダにまとめるだけでも把握できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「案件ごとの資料・連絡・進捗を一か所に集める仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。