仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス時間削減決めたことが実行される会議の前に、必要な資料と数字が自動でそろう仕組み
会議の議題ごとに、前回の宿題・最新の数字・関連資料を決まった場所にそろえ、準備のためだけに使っていた時間と、資料の古さによる議論のやり直しを減らす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・会議の準備のために、資料と数字を集める時間がとられる
- ・参加者ごとに資料の版が違い、議論がかみ合わない
- ・古い数字で始まり、途中で確認が入る
- ・会議の前に、資料と最新の数字が自動でそろう
- ・参加者が同じ情報を見て議論できる
- ・準備の時間を、議論する内容の検討に使える
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
会議の議題ごとに、必要な資料と最新の数字が、開始前に自動で1か所にそろい、 参加者が同じ情報を見て話し始められる状態にします。
こんな困りごとに
- ・会議の前日や当日の朝に、資料と数字を集めるだけで時間がつぶれる
- ・参加者ごとに見ている資料や数字の版が違い、議論がかみ合わない
- ・古い数字のまま会議が始まり、途中で「最新はどうなっているか」の確認が入る
- ・前回の宿題や決まったことが、資料に反映されず、話が戻ってしまう
なぜ起きるのか
- ・毎回見る資料が決まっていない
- ・数字を手作業で集めている
- ・資料の最新版が分からない
どんな仕組みにするか
- ・毎回見る資料と数字を決定
- ・元データから自動で集約
- ・議題別の1ページにそろえる
期待できる変化
- ・会議の準備にかかる時間が減る
- ・参加者が同じ最新の情報で議論できる
- ・会議の時間を、確認でなく判断に使える
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
定例会議ごとに「毎回必ず見る資料と数字」を5つ程度に絞る
それぞれの資料・数字が、どこにあるか(誰が持っているか)を一覧にする
たとえば
会議の1時間前に、議題ごとに最新の売上と前回の宿題が、1つのページに 自動でまとまっていれば、参加者は準備なしで議論から始められます。
使える方法(手軽 → 本格的)
会議ごとに資料の保管場所を決め、最新版をそこへ置く運用にする。
毎回見る数字を、元のデータから自動で集めて1枚にまとめる。
議題、前回の宿題、最新の数字と資料を、会議の直前に1ページへ自動でそろえる。
小さく始めるなら
最初は自動集約は不要です。会議ごとに資料の置き場所を決め、 毎回見る数字の一覧を1つ作って、前日までに更新する運用から始めます。
やってはいけないこと
会議の資料を、毎回ゼロから作り直すこと。 毎回同じ数字は決まった場所から自動で持ってきて、議論する内容だけに時間を使います。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・数字の元データが複数の場所にある場合の、集め方と正しさの確認を整理する必要がある
- ・会議の参加者ごとに、見せる情報の範囲を変えるかを決める必要がある
- ・資料の更新を、誰がいつ行うかの責任の分担を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
会議が月に数回で、資料が少なく、準備に大きな負担がかかっていない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「会議の前に、必要な資料と数字が自動でそろう仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。