仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営経理・請求・お金ミス削減属人化解消複雑な自社ルールの料金が、条件を入れるだけで計算される仕組み
顧客・数量・時期などの条件によって変わる自社独自の料金計算ルールを自動化し、見積・請求のたびの手計算や計算ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・顧客・数量・時期などの条件で料金が変わりそのたびに手計算している
- ・料金ルールが複雑で市販のツールでは設定できない
- ・計算できる担当者が限られ不在だと見積が作れない
- ・手計算の間違いが顧客とのトラブルにつながったことがある
- ・条件を入力するだけで金額が自動計算される
- ・自社独自のルールにも対応できる
- ・担当者が誰でも正確な見積を出せる
- ・計算ミスによるトラブルがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
自社独自の料金計算ルールを条件式として整理し、 条件を入力するだけで金額が自動的に計算される状態にします。
こんな困りごとに
- ・顧客・数量・時期・組み合わせによって料金が変わり、そのたびに手計算している
- ・料金ルールが複雑すぎて、市販のツールでは条件をそのまま設定できない
- ・計算を担当できる人が限られており、その人が不在だと見積が作れない
- ・手計算による金額間違いが、過去に顧客とのトラブルにつながったことがある
なぜ起きるのか
- ・料金ルールが複雑で市販のツールに乗らない
- ・計算できる人が限られている
- ・手計算による間違いが起きやすい
どんな仕組みにするか
- ・料金ルールを条件ごとに整理する
- ・条件式として計算を自動化する
- ・見積・請求システムと連携する
期待できる変化
- ・見積・請求作成にかかる時間が減る
- ・計算ミスによるトラブルがなくなる
- ・担当者不在でも見積が作れるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
複雑な自社ルールの料金が、条件を入れるだけで計算される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在の料金計算ルールを条件ごとに書き出し、計算式として整理する
例外的な料金ルール(特別割引・キャンペーンなど)がどの程度あるかを確認する
たとえば
顧客区分・数量・時期などの条件を入力するだけで、 自社独自の料金ルールに沿った金額が自動的に計算されます。
使える方法(手軽 → 本格的)
条件を確認しながら、担当者が都度手計算で金額を出す。
料金ルールを計算式としてExcelなどにまとめ、条件を入力すると自動計算される。
複雑な条件分岐を含む料金ルールを専用の仕組みとして構築し、見積・請求システムと連携する。
小さく始めるなら
まずは利用頻度の高い基本的な料金ルールだけを対象に、自動計算を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての例外ルールを最初から自動化しようとすること。 まずは頻度の高い基本ルールから自動化し、例外は手動対応を残します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・例外的な料金ルール(特別割引など)をどこまで自動化に含めるかの線引きが必要になる
- ・料金ルールが将来変更された場合の更新のしやすさを設計に含める必要がある
- ・既存の見積・請求システムとどう連携させるかの技術的な検討が必要になる
- ・自動計算の結果を人が最終確認するかどうかの運用を決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
料金ルールの条件分岐が少なく、計算シートでも対応できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「複雑な自社ルールの料金が、条件を入れるだけで計算される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。