仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方経理・請求・お金時間削減ミス削減経費を、発生した時点で正しく計上する仕組み
立替経費や案件経費を、あとからまとめて処理するのではなく、発生した時点で案件に紐づけて記録する仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・領収書をまとめて月末に処理
- ・案件ごとの経費が分からない
- ・経費精算と会計ソフトへの入力が二重作業
- ・経費発生時点で案件に紐づけて記録
- ・案件ごとの経費がリアルタイムで分かる
- ・会計ソフトへの反映も自動化
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
経費が発生した時点で、案件・勘定科目に紐づけて記録し、 月末の突き合わせ作業をなくします。
こんな困りごとに
- ・領収書をまとめて月末に処理している
- ・どの案件にいくら経費がかかったか分からない
- ・経費精算と会計ソフトへの入力が二重作業になっている
- ・立替金の精算が遅れがちになる
なぜ起きるのか
- ・領収書処理が月末に集中
- ・経費と会計ソフトが別入力
- ・立替精算のルールが曖昧
どんな仕組みにするか
- ・発生時点で案件に紐づけ記録
- ・会計ソフトへ自動反映
- ・二重入力の作業をなくす
期待できる変化
- ・案件ごとの経費がすぐに分かる
- ・月末の突き合わせ作業が減る
- ・会計ソフトへの二重入力がなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
経費の種類(交通費、立替、外注費など)を洗い出す
どの経費をどの案件に紐づけるべきかのルールを決める
たとえば
出張時にその場で経費をスマホで記録できれば、 月末に領収書の束を見ながら思い出しながら入力する必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
発生時点でスマホから記録し、案件・科目に自動で紐づける。
記録した経費を会計ソフトへ自動で反映する。
小さく始めるなら
まずは代表的な経費種別(交通費・外注費)だけを対象に、 発生時点で案件に紐づけて記録する運用から始めます。
やってはいけないこと
経費精算と会計ソフトへの入力を、別々の担当者が別々に行う運用を放置すること。 二重入力とミスの温床になります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・会計ソフトとの連携範囲(仕訳の自動生成までやるか)を決める必要がある
- ・立替金の精算・振込までを自動化するかどうかの線引きが必要になる
- ・複数の会計基準・体系が混在している場合の統合方法を検討する必要がある
- ・経費申請の承認フロー(誰がいくらまで承認するか)を別途設計する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
経費の種類・件数が少なく、月次の手作業でも回せる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「経費を、発生した時点で正しく計上する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。