仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営その他属人化解消時間削減Excelの使いやすさを残したまま、データが一元管理される仕組み
使い慣れたExcelの見た目・操作感を残しながら、裏側ではデータベース(データをまとめて保管する仕組み)として一元管理し、システム移行への抵抗感なく業務を仕組み化する方法を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・システム移行への現場の抵抗感が強く進まない
- ・新しい操作を覚える負担が乗り換えのハードルになる
- ・Excelでの管理に限界を感じつつ使いやすさは手放したくない
- ・過去の導入が定着せずExcelに戻ってしまった
- ・見た目・操作感はExcelのまま管理を続けられる
- ・データが裏側で自動的に一元管理される
- ・覚え直しの負担なく移行できる
- ・集計・共有など限界があった部分だけ改善される
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
入力画面は使い慣れたExcelのままにしておき、裏側でデータを 一元管理されたデータベース(データをまとめて保管する仕組み)として扱えるようにします。
こんな困りごとに
- ・業務システムへの移行を提案されても、Excelに慣れた現場の抵抗感が強く進まない
- ・新しいシステムの操作を覚える負担が、乗り換えのハードルになっている
- ・Excelでの管理には限界を感じているが、今の使いやすさを手放したくない
- ・過去にシステムを導入したが、現場に定着せず結局Excelに戻ってしまった
なぜ起きるのか
- ・システム移行への現場の抵抗感が強い
- ・新しい操作を覚える負担が大きい
- ・過去の導入が定着しなかった
どんな仕組みにするか
- ・Excelのままにしたい部分を見極める
- ・裏側をデータベース化する
- ・限界がある部分だけ専用画面にする
期待できる変化
- ・システム移行への抵抗感が減る
- ・データの一元管理ができるようになる
- ・現場の定着率が上がる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
Excelの使いやすさを残したまま、データが一元管理される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現場がExcelのどの操作感(見た目・関数・ショートカットなど)に慣れているかを確認する
Excelのままにしたい部分と、システム化したい部分(集計・共有など)を切り分ける
たとえば
見た目はいつものExcelのまま入力できて、裏側では自動的にデータベースへ 反映されれば、操作を覚え直さずに一元管理のメリットが得られます。
使える方法(手軽 → 本格的)
各担当者がそれぞれのExcelファイルで管理を続ける。
入力・閲覧はExcelのままにしつつ、データはクラウド上のデータベースに自動反映される。
集計や共有など、Excelでは限界がある部分だけ専用の画面に置き換える。
小さく始めるなら
まずは1つの業務のExcelだけを対象に、裏側のデータベース化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
現場の操作感を無視して、一気に別の画面・別の操作方法へ切り替えようとすること。 移行への抵抗感がかえって強まります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・Excelの見た目をどこまで再現できるかは使うツール・仕組みによって制約がある
- ・複数人が同時に編集する場合の競合(上書き)をどう防ぐかの設計が必要になる
- ・Excelマクロなど個人がカスタマイズした機能をどこまで引き継げるか確認する必要がある
- ・将来的に専用画面へ段階的に移行する場合の移行計画を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
利用者数・データ量が少なく、Excelでの個別管理でも大きな問題が起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「Excelの使いやすさを残したまま、データが一元管理される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。