仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方その他時間削減属人化解消仕入先情報と発注履歴をまとめて管理する仕組み
仕入先の基本情報と発注履歴を1つの仕入先ページに集約し、担当者が変わっても取引条件や発注履歴がすぐ分かる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・仕入先の基本情報が担当者ごとの名刺・個人ファイルに散らばっている
- ・過去の発注履歴を確認するのに時間がかかる
- ・担当者交代で取引条件が引き継がれない
- ・部署ごとに仕入先情報の内容が違う
- ・仕入先ページを見れば基本情報と発注履歴が分かる
- ・過去の発注をすぐ確認できる
- ・担当者が変わってもスムーズに引き継げる
- ・部署間で同じ情報を共有できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
仕入先ごとの基本情報(連絡先・取引条件など)と発注履歴を1つの 仕入先ページに集約し、誰が見ても取引の全体像が分かる状態にします。
こんな困りごとに
- ・仕入先の基本情報(連絡先・取引条件など)が、担当者ごとの名刺や個人ファイルに散らばっている
- ・過去にどの仕入先にいつ何を発注したか、確認するのに時間がかかる
- ・担当者が変わると、仕入先ごとの取引条件や注意点が引き継がれない
- ・同じ仕入先について、部署ごとに違う情報を持っていることがある
なぜ起きるのか
- ・仕入先情報が担当者ごとに個別管理
- ・発注履歴の確認に時間がかかる
- ・引き継ぎの仕組みがない
どんな仕組みにするか
- ・仕入先ごとに1つのページに集約
- ・発注履歴を自動的に蓄積
- ・関連システムの情報も反映
期待できる変化
- ・仕入先情報を探す時間が減る
- ・発注時の確認作業が減る
- ・担当者交代時の引き継ぎがスムーズになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
仕入先の基本情報が現在どこに分散しているかを洗い出す
仕入先ごとにまとめるべき項目(連絡先・取引条件・発注履歴など)を決める
たとえば
仕入先名で検索すれば、基本情報と過去の発注履歴がまとめて見られれば、 次の発注時に条件を確認する手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
仕入先ごとの基本情報と発注履歴を1つの台帳にまとめる。
仕入先情報と発注履歴を1つの発注管理システムに集約する。
在庫・会計システムの発注データも、仕入先ページへ自動的に集まる。
小さく始めるなら
まずは取引頻度の高い主要な仕入先だけを対象に、 仕入先ページへの情報集約を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全仕入先の情報を一度に整理しようとすること。 まずは取引頻度の高い仕入先から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・取引条件(価格・支払条件など)の更新履歴をどこまで残すかの設計が必要になる
- ・発注履歴をどのシステム(在庫・会計)から自動収集するか範囲を検討する必要がある
- ・仕入先評価(納期遵守率・品質など)を含めるかどうかの判断が必要になる
- ・複数拠点で同じ仕入先を使う場合の情報共有範囲を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
仕入先数が少なく、仕入先台帳を1つにまとめるだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「仕入先情報と発注履歴をまとめて管理する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。