仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率経理・請求・お金ミス削減時間削減請求し忘れている案件が、自動で見つかる仕組み
納品・完了した案件のうち請求書がまだ発行されていないものを自動的に検知し、請求し忘れによる機会損失をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・納品や作業完了後に請求書発行を忘れたまま時間が経つことがある
- ・案件数が多くどれが未請求か把握しきれない
- ・請求漏れに気づくのが決算・棚卸しのタイミングになる
- ・発行担当者が複数いると認識がずれることがある
- ・未請求の案件が自動的にリストアップされる
- ・請求漏れにその場で気づける
- ・決算前に慌てて確認する必要がなくなる
- ・発行状況の認識が担当者間でそろう
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
納品・完了した案件と発行済み請求書を突き合わせ、 請求されていない案件を自動的に検知します。
こんな困りごとに
- ・納品や作業が完了しても、請求書の発行を忘れたまま時間が経ってしまうことがある
- ・案件数が多いと、どれが請求済みでどれが未請求か把握しきれない
- ・請求漏れに気づくのが決算や棚卸しのタイミングになり、対応が後手に回る
- ・請求書発行の担当者が複数いると、誰が発行したかの認識がずれることがある
なぜ起きるのか
- ・完了管理と請求管理が別々
- ・案件数が多く把握しきれない
- ・気づくのが決算時になりがち
どんな仕組みにするか
- ・完了と請求の状況を同じデータで管理
- ・未請求案件を自動的に検知する
- ・一定期間経過でアラートを出す
期待できる変化
- ・請求漏れによる機会損失がなくなる
- ・決算前の確認作業が減る
- ・請求書発行の状況が正確に把握できる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
請求し忘れている案件が、自動で見つかる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
案件の完了・納品と請求書発行が別々に管理されていないか確認する
請求済み・未請求をどの情報から判定できるかを整理する
たとえば
納品済みなのに請求書が発行されていない案件が自動的にリストアップされれば、 請求漏れによる機会損失を防げます。
使える方法(手軽 → 本格的)
定期的に案件一覧と請求書一覧を見比べて、未請求の案件がないか確認する。
案件の完了ステータスと請求書発行状況を自動的に突き合わせ、未請求案件を一覧化する。
完了から一定期間が過ぎても請求書が発行されていない案件を、自動的に担当者へ通知する。
小さく始めるなら
まずは請求金額の大きい案件だけを対象に、未請求検知を試すところから始めます。
やってはいけないこと
請求漏れを見つけた後の対応を後回しにすること。 検知の仕組みだけでなく、誰がいつ確認するかの運用まで決めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・案件の完了ステータスをどのタイミングで確定させるかの基準を決める必要がある
- ・分割請求や複数回に分けて納品する案件の扱いをどう設計するかを検討する必要がある
- ・未請求検知後、誰がいつまでに対応するかの運用ルールを決める必要がある
- ・請求対象外の案件(無償対応など)を誤検知しないための除外条件を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数が少なく、一覧同士の手作業突合でも請求漏れが起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「請求し忘れている案件が、自動で見つかる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。