仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方総務・バックオフィス時間削減見える化社内連絡を必要な人だけに届ける仕組み
社内連絡の種類ごとに届けるべき対象者を整理し、話題ごとにチャンネルを分けることで、重要な連絡が埋もれる問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・社内連絡が念のため関係ない人にも一斉送信される
- ・全員宛ての連絡が多く重要な連絡を見逃す
- ・宛先に迷い結局全員に送ってしまう
- ・対応必要な連絡と読むだけの連絡の区別がつかない
- ・連絡が必要な人にだけ届く
- ・重要な連絡が埋もれずに済む
- ・宛先の判断に迷わなくなる
- ・対応必要な連絡がすぐ分かる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
社内連絡の種類ごとに本来届けるべき対象者を整理し、 話題ごとにチャンネルやメーリングリストを分けます。
こんな困りごとに
- ・社内連絡が「念のため」で関係のない人にも一斉送信され、本当に必要な人が埋もれてしまう
- ・全員宛てのメール・チャットが多すぎて、重要な連絡を見逃してしまうことがある
- ・誰に送るべきか判断に迷い、結局全員に送ってしまう習慣がついている
- ・連絡が多すぎて、本当に対応が必要な連絡と読むだけでよい連絡の区別がつかない
なぜ起きるのか
- ・宛先を決める基準がない
- ・念のためで一斉送信されがち
- ・話題ごとのチャンネルが未整理
どんな仕組みにするか
- ・連絡の種類ごとに宛先を決める
- ・話題ごとにチャンネルを分ける
- ・重要度に応じた配信ルールを作る
期待できる変化
- ・連絡を読む時間が減る
- ・重要な連絡の見逃しが減る
- ・宛先判断の迷いがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
よく送られる社内連絡の種類と、本来届けるべき対象者を洗い出す
連絡の種類ごとに、宛先を決めるための基準(部署・役職・案件担当など)を整理する
たとえば
話題ごとにチャットのチャンネルが分かれていれば、自分に関係のある連絡だけを 追いかければよくなり、全員宛てメールに埋もれることがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
連絡の種類ごとに送付先グループ(部署・チームなど)を事前に決めておく。
チャットツールで話題ごとにチャンネルを分け、必要な人だけが参加する運用にする。
連絡の種類や重要度に応じて、宛先が自動的に決まる仕組みを作る。
小さく始めるなら
まずは連絡量が多い話題を1つだけ選び、専用チャンネルを作るところから始めます。
やってはいけないこと
宛先を絞りすぎて、本来知るべき人に情報が届かなくなること。 迷ったときの共有先ルールも決めておきます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・宛先を絞った結果、本来知るべき人が漏れないようにする仕組み(閲覧できる場を残すなど)が必要になる
- ・話題ごとのチャンネル数が増えすぎないよう、整理・統合のルールを決める必要がある
- ・緊急性の高い連絡はチャンネルを問わず届く仕組みも別途必要になる
- ・新しく加わったメンバーへのチャンネル案内・アクセス権限をどう整理するか検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
部署・連絡の種類が少なく、連絡先グループの整理だけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「社内連絡を必要な人だけに届ける仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。