仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方総務・バックオフィス時間削減属人化解消社内の手順書やルールを一か所で見られる仕組み
手順書やルールを1つの場所にまとめて検索できるようにし、口頭での説明の手間や古いルールでの作業ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・手順書やルールが個人ファイル・紙などバラバラの場所にある
- ・手順書が複数バージョンあり最新版が分からない
- ・新人への説明を毎回口頭で行っている
- ・ルール更新が周知されず古いやり方のまま作業する人がいる
- ・手順書を検索すればすぐ見つかる
- ・常に最新版だけが残っている
- ・新人も自分で手順を確認できる
- ・ルール更新が関係者に伝わる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
業務の手順書・ルールを1つの場所にまとめ、 検索して見つけられる状態にします。
こんな困りごとに
- ・業務の手順書やルールが、個人のファイル・古いメール・紙の資料などバラバラの場所にある
- ・手順書が複数のバージョンで存在し、どれが最新のルールか分からない
- ・新人や異動してきたメンバーが、業務のやり方を毎回口頭で教えてもらっている
- ・ルールを決めても、更新や周知が徹底されず、古いやり方のまま作業する人がいる
なぜ起きるのか
- ・手順書の置き場所がバラバラ
- ・最新版の管理ルールがない
- ・更新の周知が徹底されない
どんな仕組みにするか
- ・手順書を1つの場所にまとめる
- ・検索して見つけられるようにする
- ・更新時は関係者へ知らせる
期待できる変化
- ・業務のやり方を説明する時間が減る
- ・新人・異動者の立ち上がりが早くなる
- ・古いルールでの作業ミスが減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在ある手順書・ルールがどこに(個人PC・紙・口頭伝承など)散らばっているかを洗い出す
優先的にまとめるべき手順書・ルール(問い合わせの多いものから)を選ぶ
たとえば
業務のやり方が分からなくなったとき、担当者に聞かなくても検索すれば 手順書が見つかれば、口頭での説明を毎回する手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
手順書・ルールを1つの共有フォルダにまとめ、最新版だけを残す。
手順書やルールを社内Wikiにまとめ、誰でも検索して見られるようにする。
手順書の更新があった際に、関係者へ自動的に通知される仕組みを組み込む。
小さく始めるなら
まずは問い合わせの多い業務の手順書1つだけを対象に、 共有フォルダへの集約を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全業務の手順を一度に文書化しようとすること。 まずは問い合わせの多い業務から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・手順書の文書化を誰が担当し、どのくらいの頻度で更新するかの運用ルールを決める必要がある
- ・部署ごとに専門的すぎる手順をどこまで共通化・統一するかのバランスが必要になる
- ・手順書の検索性(タグ付け・カテゴリ分け)をどう設計するかを検討する必要がある
- ・機密性の高い手順(セキュリティ・人事関連など)の閲覧権限を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
手順・ルールの数が少なく、共有フォルダにまとめるだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「社内の手順書やルールを一か所で見られる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。