仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス対応が速くなる時間削減予約・受付が、お客様の入力だけで完結する仕組み
電話やメールで受けていた予約・申込を、お客様が24時間いつでも自分で入力できるようにして、受付の手間と聞き間違い、対応できない時間帯の取りこぼしをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・電話・メールでの予約の調整と転記に時間がかかる
- ・営業時間外の予約を取りこぼしている
- ・聞き間違いで日時や内容が食い違う
- ・お客様が24時間いつでも自分で申し込める
- ・申込がそのまま予定表・台帳に入る
- ・聞き間違いと転記ミスがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
予約や申込の受付を、お客様が自分で日時や内容を選んで入力できるように整え、 受付の内容がそのまま社内の予定表・台帳に入る状態にします。
こんな困りごとに
- ・電話やメールで予約を受けるたびに、日程の調整と転記に時間がとられる
- ・営業時間外や電話に出られないときの予約を、取りこぼしている
- ・聞き間違いや記録のミスで、日時や内容が食い違うことがある
- ・予約の状況を把握するために、複数の予定表やメモを見比べている
なぜ起きるのか
- ・受付が電話とメールに限られる
- ・日程の調整と転記が手作業
- ・空き状況が一か所にない
どんな仕組みにするか
- ・申込の項目を決めて受付を用意
- ・空き枠から選べるようにする
- ・予定登録と確認を自動化
期待できる変化
- ・予約の受付と調整にかかる時間が減る
- ・営業時間外の申込を取りこぼさなくなる
- ・日時や内容の食い違いによるトラブルが減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
予約・受付が、お客様の入力だけで完結する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
受け付ける予約・申込の種類と、必要な情報(氏名・日時・内容など)を洗い出す
受付可能な日時の枠と、1枠あたりの受け入れ人数を決める
たとえば
お客様が空いている枠から日時を選んで申し込むと、自動で予定表に入り、 受付の確認も届く。電話対応と調整の手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
必要な情報を入力できる申込フォームを用意し、届いた内容を担当者が確認する。
空いている日時をお客様が選べるようにし、申込が予定表へ自動で入る。
受付の確認や前日のリマインドを自動で送り、当日の欠席・遅刻を減らす。
小さく始めるなら
最初は空き枠の表示や自動の案内は不要です。申込フォームを1つ用意し、 届いた内容を予定表へ入れる運用から始めます。
やってはいけないこと
最初から、あらゆる例外に対応できる複雑な受付にしようとすること。 まず基本の申込だけをオンライン化し、例外は電話で受ける運用で始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・予約の変更・キャンセルの受付を、どこまでお客様の操作に任せるかを決める必要がある
- ・同時に受け付けられる人数や設備の上限を、どう管理するかを整理する必要がある
- ・電話やお客様来店時の予約との、二重登録を防ぐ運用を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
予約が1日数件で、電話やメールの対応に負担を感じていない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「予約・受付が、お客様の入力だけで完結する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。