仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営営業・顧客管理顧客を逃がさない売上につなげる取引が途絶えた顧客が、自動で一覧に上がる仕組み
一定期間取引のない顧客を自動で一覧にして、連絡すべき相手に気づけるようにし、休眠顧客の掘り起こしと失注を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・取引が止まった顧客に、後から気づく
- ・誰に連絡するかは担当者の勘に頼っている
- ・他社に切り替わった理由が分からない
- ・連絡すべき顧客が毎週一覧で分かる
- ・連絡の担当と結果が残り、抜けが減る
- ・離れる前に声をかけられる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
「最後に取引があった日」から一定期間たった顧客を、 自動で一覧に上げ、連絡の担当者まで決められる状態にします。
こんな困りごとに
- ・いつの間にか取引がなくなっていた顧客に、後から気づくことがある
- ・誰に連絡すべきかは、担当者の記憶と勘に頼っている
- ・顧客が多く、しばらく連絡していない相手を人力では追いきれない
- ・気づいたときには他社に切り替わっていて、理由も分からない
なぜ起きるのか
- ・最後の取引日を見る場所がない
- ・連絡の基準が担当者ごとに違う
- ・顧客数が増えて追いきれない
どんな仕組みにするか
- ・最終取引日を顧客ごとに集約
- ・基準日数超えを自動抽出
- ・連絡の担当と結果を記録
期待できる変化
- ・取引が止まった顧客に早く気づける
- ・連絡の抜けや後回しが減る
- ・離れた理由が蓄積され、次の対策に使える
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
取引が途絶えた顧客が、自動で一覧に上がる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
顧客ごとの最後の取引日を、一覧で確認できる場所にそろえる
「何日取引がなければ連絡対象にするか」を自社の商品の購入サイクルで決める
たとえば
最後の取引から90日たった顧客が毎週自動で一覧に上がり、担当者が 「今週連絡する顧客」として確認できれば、離れる前に声をかけられます。
使える方法(手軽 → 本格的)
顧客一覧を「最後の取引日」の古い順に並べ、定期的に上から確認する。
顧客ごとの基準日数を超えたものだけを、毎週自動で一覧にする。
一覧から連絡の担当と結果を記録し、再開・失注までを追えるようにする。
小さく始めるなら
最初は自動通知や担当の割り当てを作り込まず、毎週の一覧を作るところまでで構いません。 連絡結果の記録や、離れた理由の分類は、運用が回ってから足します。
やってはいけないこと
全顧客に同じ日数の基準を当てはめること。 毎月買う顧客と年1回の顧客では、離れたサインの出方がまったく違います。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・商品や顧客規模ごとに基準日数をどう分けるかは、運用しながら見直す必要が出てくる
- ・季節商品など、取引がなくて当然の期間をどう除外するかを決める必要がある
- ・連絡の優先順位(売上規模・関係の深さ)を誰がどう決めるかを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
顧客が数十社程度で、月に一度の目視確認でも取りこぼさない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「取引が途絶えた顧客が、自動で一覧に上がる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。