仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他ミス削減属人化解消毎日のバックアップが、自動で行われる仕組み
業務データやファイルのバックアップを決まった時間に自動で実行し、バックアップ忘れやコピー先の取り違えによるデータ消失を防ぐ仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・手作業でのコピー運用でバックアップ忘れが起きる
- ・コピー先を間違えて実は保存されていないことがある
- ・特定の担当者に依存し休みの日は行われない
- ・実際に復元できるか確認したことがない
- ・決まった時間に自動でバックアップが実行される
- ・保存先の間違いが起きなくなる
- ・担当者の休みに関係なく毎日実行される
- ・定期的な復元テストで安心して運用できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
バックアップの対象・保存先・実行タイミングを決め、 人の手を介さず毎日決まった時間に自動で実行される状態にします。
こんな困りごとに
- ・誰かが手作業で外付けドライブやUSBにコピーする運用で、バックアップ忘れが起きる
- ・バックアップを取ったつもりが、コピー先を間違えていて実は保存されていなかった
- ・バックアップの実行や保管を特定の担当者に依存していて、休みの日は行われない
- ・実際に復元できるかを確認したことがなく、いざという時に使えるか分からない
なぜ起きるのか
- ・バックアップが手作業に依存
- ・コピー先の間違いに気づけない
- ・復元できるか確認していない
どんな仕組みにするか
- ・対象・保存先・タイミングを決める
- ・自動ツールで決まった時間に実行
- ・定期的に復元テストを行う
期待できる変化
- ・データ消失のリスクが大幅に下がる
- ・バックアップ作業から人手が解放される
- ・いざという時に確実に復元できる安心感が持てる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
毎日のバックアップが、自動で行われる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在バックアップが必要なデータ・ファイルの種類と保存場所を洗い出す
現状のバックアップ方法(手作業か自動か)と頻度を確認する
たとえば
毎晩決まった時間に業務データが自動的にバックアップされ、 さらに定期的に復元テストまで行われていれば、安心して日々の業務に集中できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
担当者が決まったタイミングで外付けドライブ等へ手作業でコピーする。
決まった時間に自動でバックアップを実行し、クラウドや別拠点に保存する。
定期的に実際にデータを復元してみて、正しくバックアップできているかを確認する。
小さく始めるなら
まずは最も重要なデータ(顧客情報・会計データなど)だけを対象に、自動バックアップを試すところから始めます。
やってはいけないこと
バックアップを取ること自体を目的にして、復元できるかの確認を怠ること。 取得だけでなく、定期的な復元テストまでセットで考えます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・バックアップの保存先(クラウド・別拠点など)をどこまで分散させるかの判断が必要になる
- ・復元テストの頻度・手順をどう設計するかを決める必要がある
- ・バックアップにかかるコスト(容量・利用料)と重要度のバランスを考える必要がある
- ・バックアップ失敗時の検知・通知の仕組みを別途用意する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
データ量が少なく、手作業でのバックアップでも確実に実行できている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「毎日のバックアップが、自動で行われる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。