仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方営業・顧客管理時間削減ミス削減受注内容を一度入力すれば、複数の管理表に自動で反映される仕組み
受注内容を一度入力するだけで、生産・出荷・請求など関係する管理表へ自動で反映させ、部署ごとの二重入力や転記漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・受注のたびに複数の管理表へ同じ内容を入力している
- ・転記のたびに数量や納期の記載がずれることがある
- ・管理表への転記を忘れ、対応漏れが起きる
- ・管理表が増えるほど入力・確認の手間が増える
- ・受注内容の入力は1回だけで済む
- ・関係する管理表に自動で反映される
- ・転記漏れ・記載ズレがなくなる
- ・管理表が増えても入力の手間は増えない
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
受注内容を一箇所に入力すれば、生産・出荷・請求など 関係する管理表へ必要な項目だけを自動で反映します。
こんな困りごとに
- ・受注が決まるたびに、生産管理表・出荷管理表・請求リストなど複数の管理表へ同じ内容を入力している
- ・転記のたびに数量や納期の記載が微妙にずれることがある
- ・どこかの管理表への転記を忘れ、対応漏れが起きる
- ・管理表が増えるほど、入力の手間と確認の手間が増えていく
なぜ起きるのか
- ・部署ごとに管理表が独立
- ・受注のたびに転記が発生
- ・転記漏れ・ズレが起きやすい
どんな仕組みにするか
- ・受注データを唯一の入力元にする
- ・各管理表へ自動で反映
- ・入力は受注時の1回だけ
期待できる変化
- ・受注入力にかかる時間が減る
- ・転記漏れ・記載ズレがなくなる
- ・部署間の情報の食い違いがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
受注内容を一度入力すれば、複数の管理表に自動で反映される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
受注内容を入力している管理表をすべて洗い出す
各管理表が実際に必要としている項目を整理する(重複項目・不要項目を確認する)
たとえば
受注データを1回入力するだけで、生産担当・出荷担当・請求担当がそれぞれ見ている 管理表に自動で反映されれば、部署ごとの二重入力や記載漏れがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
受注内容を1シートにまとめ、他の管理表は数式で参照する。
受注データを登録すると、関係部署向けの管理表が自動生成される。
受注管理システムと生産・在庫・請求システムを連携し、入力と同時に全システムへ反映する。
小さく始めるなら
まずは特に転記回数が多い管理表(生産管理表など)1つだけを対象に、 自動反映を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての管理表を一気にシステム化しようとすること。 まずは転記回数が多い管理表から反映を自動化します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・部署ごとに管理表のフォーマット・粒度が異なる場合の統一範囲をどこまでにするかの判断が必要になる
- ・生産・在庫・会計など既存システムとの連携範囲をどこまでやるか線引きが必要になる
- ・受注後の変更(数量修正・キャンセルなど)をどう全管理表へ反映するかの設計が必要になる
- ・管理表を見る部署ごとの権限(見せる範囲)を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
関係する管理表の数が少なく、数式やリンクだけでも反映できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「受注内容を一度入力すれば、複数の管理表に自動で反映される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。