仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営経理・請求・お金見える化ミス削減予算と実績の差が、毎月自動で分かる仕組み
部門・費目ごとの予算と実績の差を自動的に集計し、予算超過や使い残しに早く気づける仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・予算と実績の差の確認が決算前になっている
- ・予算超過に気づくのが遅れる
- ・予算を使い切れていない部門にも気づけない
- ・予算データと実績データの突き合わせに時間がかかる
- ・予算と実績の差が毎月自動で分かる
- ・超過に早く気づき対応できる
- ・使い残しの部門も把握できる
- ・突き合わせ作業がなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
部門・費目ごとの予算と実績のデータを紐づけ、 差額・達成率を自動的に集計して確認できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・予算は年度初めに決めているが、月々の実績との差を確認するのが決算前になる
- ・予算を大きく超過している部門・費目があっても、気づくのが遅れる
- ・逆に予算を使い切れていない部門があっても、それに気づかず翌年度も同じ予算を組んでしまう
- ・予算データと実績データが別の資料にあり、突き合わせに時間がかかる
なぜ起きるのか
- ・予実の確認が決算前になっている
- ・超過に気づくのが遅れる
- ・予算と実績が別資料にある
どんな仕組みにするか
- ・予算と実績データを紐づける
- ・差額・達成率を月次で自動集計
- ・超過をアラートで検知する
期待できる変化
- ・予算超過への対応が早くなる
- ・決算前の慌ただしい確認作業が減る
- ・翌年度の予算策定の精度が上がる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
予算と実績の差が、毎月自動で分かる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在の予算データがどこに(部門別・費目別に)整理されているかを確認する
実績データ(会計データ)とどう突き合わせられるかを確認する
たとえば
予算と実績の差が毎月自動的に集計されれば、 超過や使い残しに早く気づいて対応できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
決算のタイミングでまとめて予算と実績を突き合わせて確認する。
月々の実績データを予算データと自動的に突き合わせ、差額・達成率を集計する。
予算に対して一定割合を超えた費目を自動的に検知して知らせる。
小さく始めるなら
まずは金額の大きい主要な費目だけを対象に、月次の予実差集計を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての費目を同じ精度で管理しようとすること。 金額の大きい費目・変動の大きい費目から優先的に見ます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・予算の見直し(期中修正)が発生した場合の反映方法を決める必要がある
- ・部門をまたぐ共通費用の配賦基準をどう設定するかを検討する必要がある
- ・超過アラートのしきい値をどう設定するかの基準が必要になる
- ・予算策定プロセス自体との連携をどこまで行うかを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
部門数・費目数が少なく、決算前の突き合わせでも大きな問題が起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「予算と実績の差が、毎月自動で分かる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。