仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方総務・バックオフィス決めたことが実行される時間削減会議の目的と進め方が、毎回そろう仕組み
会議の目的・議題・終わりの条件を事前に決めて共有し、ひな形で毎回そろえて、結論が出ない会議や話が脱線する会議をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・会議の目的が始まるまで分からない
- ・脱線して、時間を超えても結論が出ない
- ・進行役によって進め方が違う
- ・目的と決めたいことが事前に分かる
- ・時間内に結論が出やすくなる
- ・進め方が統一され、誰が進行しても同じ質になる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
会議の前に「目的・議題・決めたいこと・時間配分」をひな形で共有し、 会議が終わる条件(何が決まれば終わりか)を、参加者全員がそろえて始められる状態にします。
こんな困りごとに
- ・会議が何のために開かれるのか、参加者が始まるまで分からない
- ・話が脱線して、予定の時間を超えても結論が出ないことがある
- ・会議を進める人によって、進め方や時間の使い方がバラバラ
- ・「今日は共有だけでよかったのでは」と感じる会議が多い
なぜ起きるのか
- ・会議の目的を事前に共有しない
- ・進め方が人によってバラバラ
- ・終わりの条件が決まっていない
どんな仕組みにするか
- ・案内のひな形を統一
- ・会議の種類ごとの進行表
- ・達成度を振り返り記録
期待できる変化
- ・会議が時間内に、結論まで進みやすくなる
- ・準備をして参加でき、議論の質が上がる
- ・不要な会議に気づく材料が得られる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
会議の案内に必ず書く項目(目的・決めたいこと・所要時間)を3つ決める
「共有」「相談」「決定」のどれが目的かを、案内の冒頭で分けて書くルールにする
たとえば
会議の前日に「今日決めること:来月の担当割り当て(20分)」と共有されていれば、 参加者は準備をして臨めて、時間内に結論が出やすくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
目的・議題・決めたいことの項目が決まった案内文のひな形を使う。
定例・相談・決定の会議の種類ごとに、時間配分と進め方を決めた進行表を用意する。
会議の最後に「目的を達成できたか」を一言で記録し、進め方の改善に使う。
小さく始めるなら
最初は進行表や振り返りは不要です。会議の案内に、目的と決めたいことの 2行を必ず入れるところから始めます。
やってはいけないこと
議題を並べるだけで、「何が決まれば終わりか」を書かないこと。 終わりの条件がないと、議論が続き、結論が出ないまま次の会議に持ち越されます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・会議の種類が多い場合の、ひな形の数と使い分けの基準を決める必要がある
- ・急な会議や、議題が流動的な会議の、事前共有の程度を整理する必要がある
- ・進行役が事前準備に使う時間の負担を、どう軽くするかを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
会議が少人数で、目的が毎回明確で、時間内に結論が出ている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「会議の目的と進め方が、毎回そろう仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。