仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方経理・請求・お金時間削減ミス削減見積書・請求書の作成を、案件データから自動で作る仕組み
案件情報や納品実績から見積書・請求書を自動生成し、転記ミスや作成の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・見積書・請求書を毎回ゼロから作成
- ・案件情報と請求内容が食い違うことがある
- ・転記ミスに後から気づく
- ・案件データから帳票が自動生成される
- ・案件情報と請求内容が常に一致する
- ・転記ミスが起きなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
見積書・請求書を都度手作業で作るのではなく、 案件データをもとに自動で生成できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・見積書・請求書を毎回Excelでゼロから作成している
- ・案件情報と請求書の内容が食い違うことがある
- ・請求金額の転記ミスに後から気づく
なぜ起きるのか
- ・帳票を都度ゼロから作成
- ・案件データと帳票が別管理
- ・転記チェックに手間がかかる
どんな仕組みにするか
- ・案件データを唯一の情報源にする
- ・テンプレートへ自動反映
- ・承認後は自動発行も可能に
期待できる変化
- ・帳票作成の手間が減る
- ・転記ミスがなくなる
- ・案件情報と請求内容が常に一致する
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
見積書・請求書の作成を、案件データから自動で作る仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
見積書・請求書に必要な項目(品目・数量・単価・宛先など)を洗い出す
案件データのどの項目から各帳票項目を生成できるか整理する
たとえば
案件データを選ぶだけで、品目・数量・単価が自動的に反映された見積書・請求書の 下書きができ上がれば、テンプレートへの手入力や転記チェックの手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
案件データから見積書・請求書を自動生成する専用ツール。
案件管理システムのデータをそのまま帳票に反映する。
小さく始めるなら
まずは主要な帳票(請求書)1種類だけを対象に、 案件データからの自動生成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
帳票のレイアウトを凝りすぎて、自動生成の仕組み作りが後回しになること。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・得意先ごとに異なる帳票フォーマット・特約条件への対応が必要になる
- ・見積から請求への承認フロー(誰が確定させるか)を設計する必要がある
- ・会計ソフト・入金管理との連携範囲をどこまでやるか線引きが必要になる
- ・過去帳票の保存・検索方法を別途整備する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数・帳票の種類が少なく、テンプレートの自動入力でも対応できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「見積書・請求書の作成を、案件データから自動で作る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。