仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス時間削減対応が速くなる会議の内容が、その日のうちに議事録として共有される仕組み
会議の記録を決まった書式で残し、録音やメモから下書きを作って、その日のうちに参加者へ共有できるようにして、議事録の作成負担と共有の遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・議事録を書く人が偏り、会議後の時間がつぶれる
- ・議事録が数日後に届き、決定事項があいまいになる
- ・書き方が人によって違い、要点が分からない
- ・議事録がその日のうちに共有される
- ・書式が統一され、誰が書いても同じ形になる
- ・書く担当の負担が小さくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
会議の記録を決まった書式で書き、録音やメモからの下書きも使って、 会議のあとその日のうちに、関係者へ共有できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・議事録を書くのが特定の人に偏り、会議のあとに、その人の時間がつぶれている
- ・議事録が数日後に届き、その間に決まったことがあいまいになっている
- ・書き方や詳しさが人によって違い、読み返しても要点が分からない
- ・議事録が作られないまま、会議の内容が参加者の記憶にしか残っていない
なぜ起きるのか
- ・議事録の書式が決まっていない
- ・書く担当が特定の人に偏る
- ・共有の期限とルールがない
どんな仕組みにするか
- ・残す項目と書式を統一
- ・録音から下書きを自動作成
- ・参加者と保管先へ自動配信
期待できる変化
- ・議事録の作成にかかる時間が減る
- ・決定事項が当日に共有され、認識のずれが減る
- ・会議の記録が、社内に確実に残る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
議事録に必ず入れる項目(日時・参加者・決定事項・次の行動)を4〜5つに決める
議事録の担当を、毎回同じ人にしない(持ち回りなどの)ルールにする
たとえば
会議中は書式の欄にキーワードだけを入れ、終了後に下書きを整えて共有すれば、 30分の会議の議事録が、その日のうちに、10分で仕上がります。
使える方法(手軽 → 本格的)
項目が決まった書式を用意し、会議中にそのまま入力する。
会議の録音から文字を起こし、要点の下書きを自動で作って、担当者が整える。
完成した議事録を、関係者と保管先へ自動で配信し、共有の遅れをなくす。
小さく始めるなら
最初は録音や自動配信は不要です。項目が決まったひな形を1つ作り、 会議のあと当日中に共有フォルダへ入れる、というルールだけを徹底して始めます。
やってはいけないこと
発言をすべて書き起こして議事録にすること。 読まれない長い記録になり、書く人の負担も増えます。決まったことと次の行動だけを残します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・録音する際の、参加者への事前の確認と、個人情報や機密の扱いのルールを決める必要がある
- ・社外の方が参加する会議の議事録の、共有範囲を整理する必要がある
- ・会議の種類(定例・商談・経営会議など)ごとに書式を変えるかを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
会議が週に数回で、議事録の担当が交代で負担なく書けている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「会議の内容が、その日のうちに議事録として共有される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。