仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方経理・請求・お金時間削減ミス削減他システムから書き出したデータ(CSV)を、基幹システムへ取り込む仕組み
他システムから書き出したデータ(CSVファイル)を基幹システムへ自動で反映し、手作業での取り込みや転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・CSVファイルを毎回手作業で基幹システムへ入力し直している
- ・CSVの形式が変わるたびに取り込み作業をやり直している
- ・手作業での転記中に入力ミスが起きる
- ・取り込み担当者が不在だとデータ反映が滞る
- ・CSVを取り込むだけで基幹システムへ反映される
- ・形式が固定されているので迷わず取り込める
- ・入力ミスが減る
- ・誰でも取り込み作業を実行できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
他システムから書き出されるデータ(CSV)の形式を固定し、 基幹システムへ自動的に取り込める状態にします。
こんな困りごとに
- ・他システムやツールから書き出したデータ(CSVファイル)を、毎回手作業で基幹システムへ入力し直している
- ・CSVの列の並びや形式が微妙に違うたびに、取り込み作業をやり直している
- ・手作業での転記中に、数値や区分の入力ミスが起きる
- ・取り込み担当者が不在だと、データ反映が滞る
なぜ起きるのか
- ・システムごとにデータ形式が異なる
- ・手作業での取り込みに依存
- ・エラー時の検知が遅い
どんな仕組みにするか
- ・CSV形式を固定する
- ・インポート機能で自動反映
- ・取込結果を一覧で確認
期待できる変化
- ・CSV取り込みにかかる時間が減る
- ・入力ミスが減る
- ・誰でも取り込み作業を実行できるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
他システムから書き出したデータ(CSV)を、基幹システムへ取り込む仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在CSVで受け渡しているデータの種類と発生元システムを洗い出す
基幹システム側が受け付けられる項目・形式(文字コード・区切り文字など)を確認する
たとえば
毎朝決まった時間にCSVファイルを取得し、自動的に基幹システムへ反映されれば、 担当者が出社してすぐに最新データを確認できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
CSVを開いて内容を確認し、基幹システムへ手入力する際のミスを防ぐ。
基幹システムのCSV取込機能を使い、列の対応づけだけで自動的に反映する。
決まったタイミングでCSVを取得し、自動的に基幹システムへ反映する。
小さく始めるなら
まずは取り込み頻度の高いCSV1種類だけを対象に、 インポート機能を使った反映を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全システムのCSV連携を一度に自動化しようとすること。 まずは取り込み頻度の高いCSV1種類から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・発生元システムのCSV出力形式が変更された際の影響範囲・対応フローを整理する必要がある
- ・取り込みエラー(文字コード・必須項目欠落など)の検知と通知の仕組みを設計する必要がある
- ・複数のCSVを同時に取り込む場合の処理順序・重複防止ルールを決める必要がある
- ・基幹システム側の登録情報とCSV側の対応関係を維持する運用が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
CSVの種類・件数が少なく、手作業でのチェックリスト運用でも回せる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「他システムから書き出したデータ(CSV)を、基幹システムへ取り込む仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。