仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方経理・請求・お金時間削減ミス削減請求情報を入金管理表へ自動でつなぐ仕組み
発行した請求書の情報を入金確認と自動で突き合わせ、入金消込の手作業や未入金の見落としをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・発行した請求書の内容を入金管理表へ改めて手入力している
- ・入金確認のたびに請求書と通帳を見比べて照合している
- ・入金消込が月末に集中し対応が後手に回る
- ・未入金の請求を見落として催促のタイミングを逃す
- ・請求情報が入金管理表へ自動で反映される
- ・入金明細と自動で突き合わせられる
- ・消込作業が日々分散される
- ・未入金の請求だけがすぐ分かる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
発行した請求書の情報を入金管理表の元データとし、 入金確認(通帳・明細)と自動で突き合わせます。
こんな困りごとに
- ・発行した請求書の内容を、入金管理表へ改めて手入力している
- ・入金確認のたびに、請求書と通帳(入出金明細)を見比べて照合している
- ・入金消込の作業が月末に集中し、対応が後手に回る
- ・未入金の請求を見落として、催促のタイミングを逃すことがある
なぜ起きるのか
- ・請求書と入金管理表が別管理
- ・消込作業が目視・手作業
- ・未入金の発見が遅れる
どんな仕組みにするか
- ・請求情報を入金管理の元データに
- ・入金明細と自動で突き合わせ
- ・未入金だけが一覧に残る
期待できる変化
- ・入金消込にかかる時間が減る
- ・未入金の発見が早くなる
- ・催促対応が遅れなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
請求情報を入金管理表へ自動でつなぐ仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
発行済み請求書の情報(請求先・金額・支払期日など)を一覧化する
入金確認の方法(通帳・ネットバンキング明細など)と頻度を整理する
たとえば
入金があった時点で、対応する請求書のステータスが自動的に「入金済み」に変わり、 未入金の請求だけが一覧に残れば、消込作業や催促対応がしやすくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
発行した請求書を一覧化し、入金予定日・入金確認欄を追加した表で管理する。
ネットバンキングの入出金明細をダウンロードし、金額・請求先で自動照合する。
入金が確認されると、会計ソフト側の請求書ステータスも自動的に更新される。
小さく始めるなら
まずは金額・請求先が明確に一致するものだけを対象に、 自動照合を試すところから始めます。
やってはいけないこと
入金消込を完全自動化しようとして、照合ルールが複雑になりすぎること。 まずは金額と請求先が一致するものから自動化します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・一部入金・分割入金など例外的な入金パターンへの対応ルールを決める必要がある
- ・未入金が続いた場合の催促フロー(誰がいつ何をするか)を設計する必要がある
- ・振込手数料差引などで金額が一致しない場合の許容範囲をどう扱うか決める必要がある
- ・会計ソフト側の請求書ステータスとの同期範囲をどこまでやるか線引きが必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
請求件数が少なく、請求書一覧と入金予定表の統合だけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「請求情報を入金管理表へ自動でつなぐ仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。