仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営その他見える化時間削減複数のクラウドサービスに散らばったデータが、一か所に自動で集まる仕組み
会計・案件管理・勤怠など複数のクラウドサービスに散らばったデータを一か所に集約し、システムを横断した状況把握・分析ができる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・業務ごとに別々のクラウドサービスを使いデータがつながっていない
- ・横断的な状況把握を各サービスにログインし手作業で突き合わせている
- ・サービスごとにデータ形式が違い変換作業が発生する
- ・使うサービスが増えるほど突き合わせ作業が増えていく
- ・複数のクラウドサービスのデータが自動的に一か所へ集まる
- ・横断的な状況をすぐに把握できる
- ・データ形式の変換作業がなくなる
- ・サービスが増えても集約の仕組みは維持できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
複数のクラウドサービスに散らばったデータを、それぞれのAPIやエクスポート 機能を使って一か所に集約し、横断的に見られる状態にします。
こんな困りごとに
- ・会計・案件管理・勤怠など、業務ごとに別々のクラウドサービスを使っていてデータがつながっていない
- ・複数のクラウドサービスをまたいだ状況を把握したいとき、それぞれにログインして手作業で突き合わせている
- ・サービスごとにデータ形式が違い、比較・集計のために毎回変換作業が発生する
- ・使うサービスが増えるたびに、手作業での突き合わせ作業がさらに増えていく
なぜ起きるのか
- ・業務ごとに別々のクラウドサービスを使っている
- ・横断的な把握を手作業で突き合わせている
- ・サービスごとにデータ形式が違う
どんな仕組みにするか
- ・使用中のクラウドサービスとデータを洗い出す
- ・API連携でデータを一か所に集約する
- ・横断ダッシュボードを構築する
期待できる変化
- ・横断的な状況把握にかかる時間が減る
- ・手作業での突き合わせ・変換作業がなくなる
- ・クラウドサービスをまたいだ分析ができるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
複数のクラウドサービスに散らばったデータが、一か所に自動で集まる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在使っているクラウドサービスと、それぞれが持っているデータの種類を洗い出す
横断的に見たい情報(案件別の収支など)を具体的に整理する
たとえば
複数のクラウドサービスのデータが自動的に一か所へ集まれば、 それぞれにログインして突き合わせる手間がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
必要になるたびに各サービスにログインし、画面を見比べて手作業で突き合わせる。
各サービスのAPIやエクスポート機能を使い、データを一か所のデータベースへ自動的に集約する。
集約したデータをもとに、サービスをまたいだ横断的な分析・ダッシュボードを構築する。
小さく始めるなら
まずは横断的に見たい情報が最も多い2つのクラウドサービスだけを対象に、データ集約を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべてのクラウドサービスのすべてのデータを一度に集約しようとすること。 横断的に見たい情報から優先順位をつけて進めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・各サービスのAPI仕様変更に集約の仕組みが影響を受けるリスクを考慮する必要がある
- ・サービスごとに異なるデータ形式・単位をどう統一するかの設計が必要になる
- ・集約したデータのアクセス権限をどう設計するかを検討する必要がある
- ・将来クラウドサービスを乗り換える場合の集約の仕組みへの影響を把握しておく必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
使っているクラウドサービスの数が少なく、手作業での突き合わせでも大きな負担にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「複数のクラウドサービスに散らばったデータが、一か所に自動で集まる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。