仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営営業・顧客管理時間削減見える化顧客管理データから、配信リストが自動で作られる仕組み
顧客管理のデータと配信するメールを連携し、顧客の属性・購買履歴に応じたメール配信リストの作成・更新を自動化する仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・配信リストを条件に合わせて手作業で抽出している
- ・顧客情報の更新がリストに反映されず古いまま送ってしまう
- ・属性・購買履歴での出し分けが煩雑で諦めている
- ・配信結果が顧客管理システムに残らない
- ・配信リストが条件に応じて自動的に作られる
- ・常に最新の顧客情報をもとに配信できる
- ・属性・購買履歴に応じた出し分けができる
- ・配信結果が顧客情報として蓄積される
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
顧客管理のデータをもとに、メール配信リストが属性・条件に 応じて自動的に作成・更新される状態にします。
こんな困りごとに
- ・顧客管理システムから配信リストを作るために、条件に合う顧客を手作業で抽出している
- ・顧客情報が更新されても、配信リストには反映されず古いまま送ってしまう
- ・顧客の属性・購買履歴によってメール内容を出し分けたいが、抽出作業が煩雑で諦めている
- ・配信後の開封・クリック結果が、顧客管理システム側の情報として残らない
なぜ起きるのか
- ・配信リストの抽出が手作業
- ・顧客情報の更新がリストに反映されない
- ・配信結果が顧客管理側に残らない
どんな仕組みにするか
- ・配信に使う条件を整理する
- ・配信リストを条件ベースで自動更新
- ・配信結果を顧客管理へ反映する
期待できる変化
- ・配信リスト作成にかかる時間が減る
- ・配信内容の精度が上がる
- ・配信結果をもとにした次のアプローチがしやすくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
顧客管理データから、配信リストが自動で作られる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在メール配信のためにどんな抽出・リスト作成作業をしているか確認する
配信を出し分けたい顧客の条件(購買履歴・属性など)を整理する
たとえば
顧客管理のデータをもとに、条件に合う顧客への配信リストが 自動的に作られれば、抽出作業なしでメール配信できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
顧客管理システムから条件に合う顧客を都度手作業で抽出し、配信ツールへ取り込む。
顧客管理データの条件をもとに、配信リストが自動的に作成・更新される。
メールの開封・クリック結果を顧客管理システム側のデータとしても残す。
小さく始めるなら
まずは効果が見込める1つの条件(直近購入者など)だけを対象に、配信リストの自動化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての顧客属性を条件に組み込んで複雑な出し分けを最初から作ろうとすること。 まずは効果の高い条件から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・顧客管理システムとメール配信ツールをどう連携させるかの技術的な検討が必要になる
- ・配信条件が複雑になった場合の管理・メンテナンス性を考慮する必要がある
- ・個人情報保護の観点から配信データの扱いに注意する必要がある
- ・配信停止・オプトアウトの情報を両システムでどう同期するかを設計する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
顧客数・配信頻度が少なく、手作業での抽出でも大きな負担にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「顧客管理データから、配信リストが自動で作られる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。