仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス時間削減見える化アンケート結果が、回答するだけで自動集計される仕組み
顧客満足度調査や社内アンケートの回答を選択肢・設問ごとに自動集計し、グラフや傾向がすぐ見える状態にする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・回答用紙やフォームの回答を1件ずつ数えて集計している
- ・選択式と自由記述が混ざり集計方法がその都度変わる
- ・集計が終わる頃には議論のタイミングを逃している
- ・過去の結果と比較するのに手間がかかる
- ・回答が集まるたびに集計とグラフが自動更新される
- ・選択式の集計にかかる時間がほぼゼロになる
- ・結果をすぐに議論に活かせる
- ・過去回との比較がすぐにできる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
アンケートの回答を集めるだけで、設問・選択肢ごとの 集計結果とグラフが自動的にできあがる状態にします。
こんな困りごとに
- ・アンケートの回答用紙やフォームの回答を、1件ずつ数えて集計している
- ・自由記述の回答と選択式の回答が混ざり、集計方法がその都度変わる
- ・集計が終わる頃には、結果をもとにした議論のタイミングを逃している
- ・過去のアンケート結果と比較して傾向を見るのに手間がかかる
なぜ起きるのか
- ・回答を1件ずつ手作業で数えている
- ・選択式と自由記述で集計方法が違う
- ・過去回との比較に手間がかかる
どんな仕組みにするか
- ・オンラインフォームで回答を集める
- ・設問ごとに自動集計・グラフ化する
- ・過去回との比較も自動化する
期待できる変化
- ・集計作業にかかる時間がほぼなくなる
- ・結果をすぐに議論・改善に活かせる
- ・過去回との比較による傾向分析ができるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
アンケート結果が、回答するだけで自動集計される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在実施しているアンケートの回答形式(紙・フォームなど)を確認する
設問ごとにどんな集計(件数・平均・割合など)が必要かを洗い出す
たとえば
アンケートの回答が集まるたびに、設問ごとの集計とグラフが 自動的に更新されていれば、すぐに傾向を確認できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
紙の回答用紙を1件ずつ数えて、Excelに手作業で集計する。
フォームで回答を集め、設問ごとの集計・グラフを自動的に作成する。
過去のアンケート結果と自動的に比較し、傾向の変化をレポートする。
小さく始めるなら
まずは1つのアンケート(顧客満足度調査など)だけを対象に、オンラインフォームでの自動集計を試すところから始めます。
やってはいけないこと
自由記述の回答まで無理に自動集計しようとすること。 選択式の設問から自動化し、自由記述は別途目を通す前提にします。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・自由記述の回答をどこまで自動的に分類・集計するかの線引きが必要になる
- ・紙の回答用紙が残る場合、フォームへの移行をどう進めるか検討する必要がある
- ・過去のアンケート結果を同じ形式で蓄積し直す作業が必要になる場合がある
- ・回答者の匿名性をどう担保するかの設計が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
回答件数が少なく、オンラインフォームの標準集計機能だけでも十分な場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「アンケート結果が、回答するだけで自動集計される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。