仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方総務・バックオフィス時間削減コスト削減定例会議が、本当に必要かを見直せる仕組み
会議の頻度・時間・参加者・成果を記録して一覧にし、定期的に棚卸しして、なんとなく続いている会議の削減や短縮につなげる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・定例会議が増え、目的が曖昧なまま続いている
- ・会議に使う時間の合計を誰も把握していない
- ・出なくても困らない会議に、毎回出ている
- ・会議の全体像と使っている時間が分かる
- ・成果の薄い会議を、根拠をもって見直せる
- ・空いた時間を、他の仕事に使える
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
会議ごとの「頻度・時間・参加者・決まったこと」を記録して一覧にし、 定期的に見直して、続ける・短くする・やめるを判断できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・定例会議が増える一方で、いつからあるのか、目的が何かも曖昧なまま続いている
- ・会議に使っている時間の合計を、誰も把握していない
- ・参加しなくても困らない会議に、毎回出席している人がいる
- ・会議を減らしたくても、必要かどうかの判断の材料がない
なぜ起きるのか
- ・会議の全体像が見えていない
- ・始めた理由が忘れられている
- ・見直す機会が決まっていない
どんな仕組みにするか
- ・会議の一覧を作る
- ・時間と成果を記録
- ・半年に1度の見直し
期待できる変化
- ・会議に使う時間の総量が減る
- ・会議の目的が明確になり、質が上がる
- ・参加者が、自分に必要な会議に絞れる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
定例会議が、本当に必要かを見直せる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
定例会議の一覧を作り、頻度・所要時間・参加人数・目的を書き出す
「1年に1回は、続けるかを見直す」ルールを決めて、次の見直しの日を決める
たとえば
月に合計40時間かかっている定例会議のうち、決まったことが少ない3つを 一覧で見つけて隔週に減らせば、10時間が空き、他の仕事に使えます。
使える方法(手軽 → 本格的)
定例会議の頻度・時間・参加者・目的を一覧表にして、全体を確認する。
会議ごとの総時間(時間×人数)と、決まったことの件数を記録して比べる。
半年に1度、一覧を見ながら、続ける・頻度を減らす・やめる、を決める。
小さく始めるなら
最初は成果の記録は不要です。定例会議の一覧を作り、頻度・時間・参加人数を 書き出して、全体で月に何時間使っているかを確認するところから始めます。
やってはいけないこと
会議の削減を、数字だけで一律に決めること。 目的と決まったことの中身を見て、会議の意味が薄れたものから見直します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・会議の効果を測る基準(決定件数・参加者の満足など)をどう決めるかを整理する必要がある
- ・会議を減らす際に、情報共有の機会が減る影響をどう補うかを決める必要がある
- ・部署をまたぐ会議の見直しを、誰が主導するかを検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
定例会議が数本で、全員が目的を分かっていて、時間の負担も感じていない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「定例会議が、本当に必要かを見直せる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。