仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方営業・顧客管理時間削減ミス削減得意先情報を一度登録すれば、見積・請求・納品書に反映される仕組み
得意先の会社名・住所・支払条件などを台帳として一元管理し、見積書・請求書・納品書に自動反映させることで、二重入力や転記ミスをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・帳票を作るたびに得意先情報を入力し直している
- ・得意先の情報が変わると、帳票ごとに直す必要がある
- ・表記が担当者によってバラバラになる
- ・転記ミスで請求先を間違えることがある
- ・得意先を選ぶだけで情報が自動入力される
- ・情報の変更は台帳1箇所を直すだけで済む
- ・帳票の表記が統一される
- ・転記ミスがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
得意先の情報(会社名・住所・担当者・支払条件など)を一つの台帳として管理し、 見積書・請求書・納品書などの帳票を作るときはそこから呼び出すだけにします。
こんな困りごとに
- ・見積書・請求書・納品書を作るたびに、宛先や住所を毎回入力し直している
- ・得意先の情報が変わったとき、帳票ごとに直す必要がある
- ・部署や担当者によって、得意先名の表記がバラバラになっている
- ・転記ミスで請求先を間違えたことがある
なぜ起きるのか
- ・得意先情報が帳票ごとに個別入力
- ・正しい情報のもとが存在しない
- ・表記ルールが統一されていない
どんな仕組みにするか
- ・得意先情報を一つの台帳に集約
- ・帳票は得意先を選ぶだけで反映
- ・変更は台帳1箇所を直すだけ
期待できる変化
- ・帳票作成にかかる時間が減る
- ・転記ミスがなくなる
- ・得意先情報の変更対応が楽になる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
得意先情報を一度登録すれば、見積・請求・納品書に反映される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在、得意先情報をどこに何度入力しているかを洗い出す
得意先台帳として管理すべき最小限の項目(会社名・住所・担当者・支払条件など)を決める
たとえば
新しい担当者が見積書を作る際、得意先名を選ぶだけで正式名称・住所・支払条件まで 自動的に入力されれば、表記ゆれや転記ミスが起きなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
得意先台帳を一つ作り、コピー&ペーストで各帳票に反映する。
得意先を登録しておき、帳票発行時に選ぶだけで反映する。
得意先を選ぶと同時に、住所・支払条件まで全項目が自動入力される。
小さく始めるなら
最初はよく使う得意先だけを台帳にまとめ、頻度の低い得意先は個別入力のまま残して構いません。 運用が定着してから対象を広げます。
やってはいけないこと
最初から全項目を網羅した得意先台帳を作ろうとすること。 項目が多すぎると入力・メンテナンスが続かず、結局個別入力に戻ってしまいます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・得意先ごとに異なる帳票フォーマット(業界慣習など)への対応が必要になる
- ・支払条件・値引き条件など、契約ごとに異なる例外値の扱いを決めなければならない
- ・得意先台帳の更新権限を誰に持たせるかの設計が必要になる
- ・会計システムなど他システムとの情報の同期をどこまでやるかの線引きが要る
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
得意先数が少なく、表記ルールを全員が守れる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「得意先情報を一度登録すれば、見積・請求・納品書に反映される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。