仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営営業・顧客管理属人化解消見える化営業管理と案件管理が、継続的につながっている仕組み
営業管理システムと案件管理システムを継続的に連携させ、受注後も商談情報と案件情報がずれずに両方から状況を確認できる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・営業管理と案件管理が別々で受注後の更新が二重管理になる
- ・案件進捗の変更が営業側に反映されず古い情報で顧客対応する
- ・営業側の変更が案件管理側に伝わらず現場が古い前提で作業する
- ・両方のシステムを見ないと案件の全体像が分からない
- ・営業管理と案件管理のデータが継続的に同期される
- ・どちらのシステムを見ても最新の状況が分かる
- ・二重管理の手間がなくなる
- ・古い情報での対応・作業が起きなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
営業管理システムと案件管理システムのデータを継続的に 連携させ、両方のシステムで常に同じ状況が確認できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・営業管理システムと案件管理システムが別々で、受注後は情報の更新が二重管理になっている
- ・案件の進捗が変わっても営業側のシステムには反映されず、営業担当が古い情報のまま顧客対応してしまう
- ・逆に営業側で商談内容が変わっても、案件管理側に伝わらず現場が古い前提で作業してしまう
- ・2つのシステムを両方確認しないと、案件の全体像が分からない
なぜ起きるのか
- ・2つのシステムが独立している
- ・受注後の更新が二重管理になる
- ・どちらかの情報が古いまま使われる
どんな仕組みにするか
- ・同期させたい項目を整理する
- ・重要なタイミングでの連携から始める
- ・必要に応じ双方向連携へ広げる
期待できる変化
- ・二重管理の手間がなくなる
- ・情報の古さによるミスがなくなる
- ・営業と現場の認識が常にそろう
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
営業管理と案件管理が、継続的につながっている仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在営業管理と案件管理でそれぞれ何のデータを管理しているかを確認する
両方のシステムで同期させたい項目(進捗・金額・担当者など)を整理する
たとえば
営業管理と案件管理のデータが継続的に連携していれば、 どちらのシステムを見ても最新の状況が分かります。
使える方法(手軽 → 本格的)
受注確定時に営業担当が案件管理システムへ手作業で情報を入力する。
受注確定・案件完了など重要なタイミングで、システム間のデータを自動的に同期する。
進捗や金額の変更が発生するたびに、両方のシステムのデータが自動的に同期される。
小さく始めるなら
まずは受注確定・案件完了という重要なタイミングだけを対象に、自動連携を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての項目を双方向に同期させようとすること。 まずは案件着手時と完了時など、重要なタイミングの同期から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・どこまでの項目・タイミングで同期させるかの範囲を設計する必要がある
- ・双方から同時に更新された場合の競合をどう扱うかのルールを決める必要がある
- ・両システムのAPI仕様・データ形式の違いをどう吸収するかを検討する必要がある
- ・システムを乗り換える場合の連携の仕組みへの影響を把握しておく必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数が少なく、受注確定時の手作業連携でも情報のずれが起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「営業管理と案件管理が、継続的につながっている仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。