仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理時間削減ミス削減電話で受けた注文が、その場でシステムへ登録される仕組み
電話口で聞き取った注文内容をメモを介さずその場でシステムへ直接入力し、聞き間違いや登録漏れ・二重入力をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・電話注文をメモに書き取り後でシステムへ入力し直している
- ・メモとシステム入力の2回扱うため間違いが起きやすい
- ・電話中にメモを取りきれず聞き漏らすことがある
- ・忙しい時間帯にメモが溜まり入力が後回しになる
- ・電話口でその場からシステムへ直接入力できる
- ・聞き取りと入力が1回で済み間違いが減る
- ・聞き漏らしにその場で気づける
- ・忙しい時間帯でも入力が滞らない
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
電話口で聞き取った注文内容を、メモを経由せず そのまま受注データとして直接入力する状態にします。
こんな困りごとに
- ・電話で受けた注文をいったんメモ用紙に書き取り、後でシステムへ入力し直している
- ・メモへの書き取りとシステムへの入力の2回、聞き取った内容を扱うため間違いが起きやすい
- ・電話中にメモを取りきれず、注文内容の一部を聞き漏らすことがある
- ・忙しい時間帯にメモが溜まり、システムへの入力が後回しになる
なぜ起きるのか
- ・メモとシステム入力の二度手間
- ・聞き取り内容を2回扱い間違いが起きる
- ・忙しい時間帯に入力が後回しになる
どんな仕組みにするか
- ・聞くべき項目を整理する
- ・電話口でその場入力できるようにする
- ・よくある注文をテンプレート化する
期待できる変化
- ・メモの二度手間がなくなる
- ・聞き間違い・入力ミスが減る
- ・忙しい時間帯でも注文対応が滞らない
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
電話で受けた注文が、その場でシステムへ登録される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在電話注文をどのように受け付け、システムへ入力しているかを確認する
電話口で聞くべき項目(商品・数量・納期など)を整理する
たとえば
電話を受けながら注文内容をその場でシステムに直接入力すれば、 メモを経由する二度手間や聞き漏らしがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
電話で聞いた内容をメモに書き取り、電話を切った後にシステムへ入力する。
顧客・商品情報を呼び出しながら、電話を聞きつつシステムへ直接入力する。
よく注文される商品の組み合わせをテンプレート化し、選択するだけで入力を済ませる。
小さく始めるなら
まずはよく注文される商品パターンのテンプレート化だけを対象に、その場入力を試すところから始めます。
やってはいけないこと
電話中の入力を急ぐあまり、確認を省略してしまうこと。 聞き取った内容を復唱して確認する手順は残します。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・電話中の入力と聞き取りの確認(復唱など)をどう両立させるかの運用が必要になる
- ・商品数・顧客数が多い場合の入力しやすい検索・選択方法を設計する必要がある
- ・電話対応者ごとのシステム操作の習熟度にばらつきが出ないよう配慮する必要がある
- ・注文内容の変更・キャンセルが電話で入った場合の反映ルールを決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
電話注文の件数が少なく、メモ経由の入力でも聞き間違いや遅れが起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「電話で受けた注文が、その場でシステムへ登録される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。