仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方その他時間削減ミス削減商品情報を一度登録すれば各帳票で使い回せる仕組み
商品名・型番・単価などを台帳として一元管理し、見積書・請求書・在庫表など各帳票へ自動反映させることで、二重入力や表記ゆれをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・商品情報を帳票ごとに入力し直している
- ・商品情報が変わると関係する帳票をすべて直す必要がある
- ・帳票によって商品名の表記が微妙に違う
- ・新商品追加のたびに複数箇所へ登録している
- ・商品を選ぶだけで情報が自動入力される
- ・情報の変更は台帳1箇所を直すだけで済む
- ・帳票間で商品名の表記が統一される
- ・新商品の追加が1回の登録で済む
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
商品名・型番・単価などを一つの台帳として管理し、 見積書・請求書・在庫表などの帳票はそこから呼び出すだけにします。
こんな困りごとに
- ・商品名・単価・型番などの情報を、見積書・請求書・在庫表にそれぞれ入力し直している
- ・商品情報が変わったとき、関係するすべての帳票を個別に直す必要がある
- ・帳票によって商品名の表記が微妙に違うことがある
- ・新商品を追加するたびに、複数の場所へ同じ情報を登録している
なぜ起きるのか
- ・商品情報を帳票ごとに入力
- ・商品台帳が存在しない
- ・型番・単価の管理が属人化
どんな仕組みにするか
- ・商品情報を一つの台帳に集約
- ・帳票は台帳を参照するだけ
- ・変更は台帳1箇所で完結
期待できる変化
- ・帳票作成にかかる時間が減る
- ・商品情報の変更対応が楽になる
- ・帳票間の表記統一ができる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
商品情報を一度登録すれば各帳票で使い回せる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
商品情報として管理すべき項目(商品名・型番・単価・単位など)を整理する
現在商品情報を入力している帳票・管理表をすべて洗い出す
たとえば
見積書を作るときに商品を選ぶだけで、商品名・単価・単位が自動的に入力されれば、 帳票ごとに商品情報を入力し直す必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
スプレッドシートで商品台帳を作り、各帳票はそこから商品名・単価をコピーする。
帳票側で商品台帳を参照し、商品を選ぶだけで単価等が自動入力される。
見積・請求・在庫システムが同じ商品台帳を参照し、変更が即座に全体へ反映される。
小さく始めるなら
まずは主力商品(売上の大部分を占める商品)だけを台帳にまとめ、 扱いの少ない商品は個別入力のまま残して構いません。
やってはいけないこと
最初から全商品の詳細情報を網羅した商品台帳を作ろうとすること。 まずは主力商品だけを対象にします。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・商品のバリエーション(色・サイズ違いなど)をどこまで台帳で管理するかの設計が必要になる
- ・商品価格の改定履歴・適用時期の管理方法を検討する必要がある
- ・在庫システムなど他システムとの商品コード体系の統一が必要になる
- ・商品台帳の更新権限を誰に持たせるかの設計が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
商品数が少なく、スプレッドシートの商品台帳でも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「商品情報を一度登録すれば各帳票で使い回せる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。