仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方総務・バックオフィスミス削減属人化解消期限前に自動でリマインドする仕組み
契約更新・支払期限・資格更新などの期限を一覧化し、期限が近づくと自動で通知が届く仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・期限を担当者の記憶やカレンダーだけで管理している
- ・期限をうっかり過ぎて不利益が発生することがある
- ・期限管理が個人のメモに散らばり引き継がれない
- ・複数の期限の優先順位をつけるのが難しい
- ・期限が近づくと自動的に通知が届く
- ・期限切れによる不利益がなくなる
- ・期限情報が一覧化され誰でも確認できる
- ・優先度に応じたリマインドで対応漏れがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
契約更新・支払期限・資格更新など期限管理が必要な項目を一覧化し、 期限が近づくと自動的に担当者へ通知が届く仕組みを作ります。
こんな困りごとに
- ・契約更新や支払期限、資格・免許の更新期限を、担当者の記憶やカレンダーだけで管理している
- ・期限をうっかり過ぎてしまい、自動更新や延滞金などの不利益が発生することがある
- ・期限管理が個人のメモ帳やExcelに散らばっていて、担当者が変わると引き継がれない
- ・複数の期限を同時に抱えていると、優先順位をつけて管理するのが難しい
なぜ起きるのか
- ・期限管理が個人の記憶に依存
- ・リマインドの仕組みがない
- ・期限情報が分散している
どんな仕組みにするか
- ・期限を一覧化する
- ・リマインドのタイミングを設定
- ・システムと連携し自動通知する
期待できる変化
- ・期限切れによる不利益がなくなる
- ・期限管理にかかる手間が減る
- ・担当者交代時も期限管理が引き継がれる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
期限管理が必要な項目(契約更新・支払期限・資格更新など)を洗い出す
それぞれの期限に対して、何日前にリマインドすべきかの目安を決める
たとえば
契約更新日の1ヶ月前に自動で通知が届けば、うっかり自動更新してしまうことも、 更新のための交渉時間が足りなくなることもなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
期限を一覧表にまとめ、カレンダーアプリのリマインダー機能を使って通知する。
スプレッドシートの数式で期限が近づいた項目を自動的に色づけ・抽出する。
契約管理・会計システムなどに期限データを登録し、期限が近づくと自動的に通知が届く。
小さく始めるなら
まずは影響の大きい期限(主要契約の更新日など)1種類だけを対象に、リマインド設定を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての期限を同じタイミング・同じ方法でリマインドしようとすること。 重要度に応じてリマインドのタイミングや強さを変えます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・期限の重要度に応じたリマインドのタイミング・回数をどう設定するかの基準が必要になる
- ・リマインドを受け取っても対応が行われない場合のエスカレーションを整理する必要がある
- ・期限管理の対象範囲(どこまでの期限を管理するか)の線引きが必要になる
- ・契約・資格など複数のシステムにまたがる期限情報の統合方法を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
期限管理が必要な項目数が少なく、カレンダーアプリのリマインダーだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「期限前に自動でリマインドする仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。