仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方案件・プロジェクト管理見える化時間削減予定と実績のズレが、後から確認できる仕組み
案件やタスクの予定日程と実際の進み方を突き合わせ、遅れの傾向や原因に気づきやすくする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・予定日程は決めているが実際に終わった日を記録していない
- ・遅れが出てもその場限りで振り返られていない
- ・どの工程で遅れが起きやすいか感覚でしか分からない
- ・予定と実績を比べるのに別々の資料を突き合わせる手間がかかる
- ・予定日と実績日が同じ記録で確認できる
- ・遅れの傾向を後から振り返れる
- ・遅れが起きやすい工程・担当者が分かる
- ・次回の計画づくりに過去の傾向を活かせる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
タスク・工程ごとに「予定日」と「実際に終わった日」を 同じ記録に並べて、ズレを後から確認できる状態にします。
こんな困りごとに
- ・案件の予定日程は決めているが、実際にいつ終わったかを記録していない
- ・遅れが出ても「今回だけ」で終わり、傾向として振り返られていない
- ・どの工程やどの担当者で遅れが起きやすいか、感覚でしか分からない
- ・予定と実績を比べようとすると、別々の資料を突き合わせる手間がかかる
なぜ起きるのか
- ・実績日を記録する習慣がない
- ・遅れがその場限りで振り返られない
- ・予定と実績が別々の資料にある
どんな仕組みにするか
- ・予定日と実績日を同じ記録に残す
- ・ズレを自動的に計算する
- ・工程・担当者別に傾向を集計する
期待できる変化
- ・遅延の傾向が把握できるようになる
- ・次回以降の計画の精度が上がる
- ・遅れの原因についての社内の会話が具体的になる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
予定と実績のズレが、後から確認できる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
予定日程を立てているタスク・工程を洗い出し、実績日も記録できているか確認する
予定日・実績日を同じ場所に記録する最低限のルールを決める
たとえば
タスクごとの予定日と実績日が並んで記録されていれば、 どの工程で遅れが起きやすいかが後から一目で分かります。
使える方法(手軽 → 本格的)
予定表やガントチャートに、実際に終わった日を手動で書き込んでいく。
予定日と実績日を同じ画面で管理し、ズレを自動的に計算する。
工程別・担当者別に遅延日数を自動集計し、傾向をレポートする。
小さく始めるなら
まずは遅れが目立つ工程だけを対象に、予定日・実績日を並べて記録するところから始めます。
やってはいけないこと
すべてのタスクの遅延理由を細かく分析しようとすること。 まずは遅れが多いタスク・工程だけに絞って振り返ります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・実績日をいつ・誰が記録するかの運用ルールを決める必要がある
- ・遅延理由の分類をどこまで細かく設計するかの判断が必要になる
- ・外部要因(取引先都合など)による遅延と自社都合の遅延をどう区別するかを検討する必要がある
- ・集計した傾向データを実際の計画づくりにどう反映するかの運用が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
案件数が少なく、予定表への実績日の手書き追記でも振り返りができる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「予定と実績のズレが、後から確認できる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。