仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他ミス削減時間削減登録しようとしたデータが、重複していないかその場で分かる仕組み
顧客・案件・注文などのデータを登録する際に既存データと自動照合し、同じ内容の重複登録や気づかない二重管理をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・担当者や入力経路の違いで同じデータが重複登録される
- ・重複に気づかず同じ相手に二重対応してしまう
- ・重複データで集計・検索の結果が実態とずれる
- ・重複統合の確認作業に時間がかかる
- ・登録前に重複の可能性に気づける
- ・二重対応が起きなくなる
- ・集計・検索の結果が正確になる
- ・重複統合の作業がほぼ発生しなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
新しくデータを登録する際に、既存のデータと自動的に照合し、 似た内容がすでにある場合は登録前に気づける状態にします。
こんな困りごとに
- ・同じ顧客・案件・注文が、担当者や入力経路の違いで重複して登録されてしまう
- ・重複に気づかず、同じ相手に二重で連絡・請求してしまうことがある
- ・重複データがあることで、集計や検索の結果が実態とずれる
- ・重複に気づいた後、どちらが正しいデータかの確認・統合作業に時間がかかる
なぜ起きるのか
- ・入力経路や担当者が複数ある
- ・登録前に既存データと照合していない
- ・重複に後から気づく仕組みがない
どんな仕組みにするか
- ・重複判定の基準項目を決める
- ・登録時に自動照合・警告する
- ・正データの統合ルールを決める
期待できる変化
- ・重複登録・二重対応がなくなる
- ・集計・検索の精度が上がる
- ・重複統合の作業時間が減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
登録しようとしたデータが、重複していないかその場で分かる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
どの種類のデータ(顧客・案件・注文など)で重複が起きやすいかを洗い出す
重複を判定する基準(名前・電話番号・住所など)を整理する
たとえば
新しく登録しようとしたデータが既存のものと似ている場合に警告が出れば、 登録前に重複に気づけます。
使える方法(手軽 → 本格的)
定期的に一覧を見返し、似たデータがないか人が確認する。
新規登録の際に、名前や電話番号など複数項目で既存データと自動的に照合し警告する。
重複が見つかった場合、どちらを正データとするかのルールに沿って自動的に統合する。
小さく始めるなら
まずは重複が最も起きやすい1種類のデータ(顧客情報など)だけを対象に、自動照合を試すところから始めます。
やってはいけないこと
重複判定の基準を厳しくしすぎて、別データまで重複として扱ってしまうこと。 誤検知が多いと、警告自体が無視されるようになります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・重複判定の基準をどこまで厳しくするか(誤検知とのバランス)を設計する必要がある
- ・表記ゆれ(同じ会社名の異なる書き方など)への対応をどこまでするか検討する必要がある
- ・重複が見つかった際にどちらを正データとして残すかのルールを決める必要がある
- ・過去に登録済みの重複データをどこまで遡って整理するかの範囲を決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
データ件数・登録者数が少なく、定期的な目視チェックでも重複が大きな問題にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「登録しようとしたデータが、重複していないかその場で分かる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。