仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方総務・バックオフィス時間削減ミス削減フォームに入力した内容を台帳へ自動で登録する仕組み
Webフォームやアンケートの回答を、台帳(スプレッドシート・データベース)へ自動で反映し、手作業での転記や反映の遅れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・フォームの回答内容を台帳へ手作業で転記している
- ・転記のタイミングによって反映が遅れる
- ・フォーム項目を変えるたびに台帳側も直す必要がある
- ・転記中に内容を書き間違えることがある
- ・フォーム送信と同時に台帳へ反映される
- ・台帳への反映に遅れがなくなる
- ・フォーム項目の変更にも対応しやすくなる
- ・転記ミスがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
Webフォームの回答を、フォーム項目と台帳の列を対応づけておくことで、 送信されたその場で台帳へ自動的に登録します。
こんな困りごとに
- ・Webフォームやアンケートで受け付けた内容を、担当者が台帳へ手作業で転記している
- ・フォームの回答をメールで受け取り、内容を確認しながら別途入力している
- ・転記のタイミングによって、台帳への反映が遅れることがある
- ・フォームの項目を追加・変更するたびに、台帳側の入力ルールも合わせて直す必要がある
なぜ起きるのか
- ・フォーム回答と台帳が別管理
- ・転記のタイミングが担当者任せ
- ・項目の対応関係が決まっていない
どんな仕組みにするか
- ・フォーム回答を自動集計
- ・台帳の欄と対応づけて反映
- ・送信と同時に登録完了
期待できる変化
- ・台帳への転記時間が減る
- ・台帳への反映が早くなる
- ・転記ミスがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
フォームに入力した内容を台帳へ自動で登録する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在Webフォームで受け付けている項目と、台帳側の項目を突き合わせる
フォームの回答を自動で台帳へ反映するために必要な連携方法を確認する
たとえば
フォームが送信された瞬間に、回答内容がそのまま台帳の1行として追加されれば、 担当者が内容を確認しながら入力し直す必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
フォームツールの回答を自動でスプレッドシートに集計する。
スプレッドシート上の回答を、決まったルールで台帳の該当欄へ自動反映する。
フォーム送信と同時に台帳(データベース)へ直接登録される。
小さく始めるなら
まずは回答件数の多いフォーム1つだけを対象に、 自動集計からの台帳反映を試すところから始めます。
やってはいけないこと
フォームの項目を増やしすぎること。台帳側の入力項目が増えるほど、 自動反映の設計も複雑になります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・フォームツールと台帳システムの連携方法(直接つなぐか外部サービス経由か)を選定する必要がある
- ・フォーム項目を追加・変更した際に台帳側の対応をどう更新するかの運用ルールが必要になる
- ・誤入力や不正な回答を防ぐための入力チェック・確認フローを設計する必要がある
- ・個人情報を含むフォームの場合、台帳側のアクセス権限・保管方法を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
フォームの種類・件数が少なく、自動集計だけでも十分に運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「フォームに入力した内容を台帳へ自動で登録する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。