仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営総務・バックオフィス時間削減見える化複数段階の承認が、順番に自動で回っていく仕組み
複数の承認者を経る申請フローで、次の承認者への受け渡しや進捗確認を自動化し、承認の順序管理や催促の手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・複数承認者への受け渡しを都度確認しながら手動で行っている
- ・どの承認者で止まっているか申請者も分からなくなる
- ・承認の滞留に誰も気づかず放置されることがある
- ・承認順序を間違えて先に回してしまうことがある
- ・承認が済むと自動的に次の承認者へ回る
- ・誰で止まっているか申請者もすぐ確認できる
- ・滞留を自動的に検知しリマインドできる
- ・承認順序の間違いがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
承認の順序をあらかじめ決めておき、1人の承認が済んだら 自動的に次の承認者へ回る状態にします。
こんな困りごとに
- ・複数の承認者を経る申請で、次に誰に回すべきか都度確認しながら手渡ししている
- ・どの承認者で止まっているのか、申請者本人も分からなくなることがある
- ・承認が滞留していても、誰も気づかず催促されるまで放置されることがある
- ・承認の順序を間違えて、本来後の承認者に先に回してしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・承認者間の受け渡しが手作業
- ・誰で止まっているか分からなくなる
- ・滞留に誰も気づけない
どんな仕組みにするか
- ・承認の順序をあらかじめ設定する
- ・承認済みで自動的に次へ回す
- ・滞留を検知し自動催促する
期待できる変化
- ・承認にかかるリードタイムが短縮される
- ・受け渡しの手間・順序間違いがなくなる
- ・滞留への対応が早くなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
複数段階の承認が、順番に自動で回っていく仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在複数の承認者を経ている申請フローを洗い出す
それぞれの承認順序と、誰が何を確認しているかを整理する
たとえば
1人の承認が済んだ時点で自動的に次の承認者へ回れば、 受け渡しの手間や順序間違いがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
1人が承認したら、申請者や担当者が次の承認者へ手動で渡す。
あらかじめ決めた順序に沿って、承認が済むごとに自動的に次の承認者へ回る。
一定期間承認が進まない場合、承認者へ自動的にリマインドを送る。
小さく始めるなら
まずは承認者数が多い1つの申請フローだけを対象に、順序の自動化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
承認段階を必要以上に増やすこと。 段階が多いほど全体のリードタイムが伸びてしまいます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・承認順序を条件によって分岐させる必要がある場合の設計が複雑になりやすい
- ・途中で申請内容が修正された場合、承認をやり直すかどうかのルールを決める必要がある
- ・承認段階が多すぎないか、定期的に見直す運用が必要になる
- ・承認者の異動・交代が発生した場合のフロー更新方法を検討する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
承認者数・申請件数が少なく、手渡しでも順序間違いや滞留が起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「複数段階の承認が、順番に自動で回っていく仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。