仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率案件・プロジェクト管理ミス削減属人化解消差し戻し理由が記録され、同じ手戻りが減っていく仕組み
承認・確認で差し戻された理由を記録・集計し、同じ原因による手戻りを繰り返さないようにする仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・差し戻しがあってもその場対応だけで理由が記録に残らない
- ・同じような理由の差し戻しが担当者を変えても繰り返される
- ・差し戻しが多い原因が感覚的にしか分からない
- ・新しい担当者が過去の差し戻し理由を知らず同じミスをする
- ・差し戻し理由が記録・集計される
- ・よくある原因が事前のチェックリストに反映される
- ・同じ理由での手戻りが減っていく
- ・新しい担当者も過去の傾向を踏まえて対応できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
差し戻しが発生するたびに理由を記録し、よくある原因を 集計して事前にチェックできる状態にします。
こんな困りごとに
- ・承認や確認で差し戻しがあっても、その場で対応するだけで理由が記録に残らない
- ・同じような理由での差し戻しが、担当者を変えても繰り返し発生している
- ・差し戻しが多い原因が感覚的にしか分かっておらず、対策が場当たり的になる
- ・新しく担当になった人が、過去によくあった差し戻し理由を知らないまま同じミスをする
なぜ起きるのか
- ・差し戻し理由が記録に残らない
- ・同じ理由の差し戻しが繰り返される
- ・対策が場当たり的になる
どんな仕組みにするか
- ・差し戻し理由を分類して記録する
- ・定期的に集計し傾向を把握する
- ・上位の理由をチェックリストへ反映
期待できる変化
- ・同じ理由での手戻りが減る
- ・差し戻し対応にかかる時間が減る
- ・新任担当者の立ち上がりが早くなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
差し戻し理由が記録され、同じ手戻りが減っていく仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
差し戻しが発生しやすい業務(承認・確認・検収など)を洗い出す
差し戻し理由を記録する際の最低限の分類項目を決める
たとえば
差し戻しのたびに理由を記録し集計しておけば、よくある原因を 事前のチェックリストに反映して手戻りを減らせます。
使える方法(手軽 → 本格的)
差し戻しがあった際にその場で修正するだけで、理由は記録に残さない。
差し戻しのたびに理由を分類して記録し、定期的に集計して傾向を確認する。
集計した差し戻し理由の上位項目を、提出前のチェックリストに反映する。
小さく始めるなら
まずは差し戻しが最も多い1つの業務だけを対象に、理由の記録・集計を試すところから始めます。
やってはいけないこと
差し戻し理由を個人の責任追及のために使ってしまうこと。 同じ手戻りを防ぐための仕組みとして運用する姿勢を明確にします。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・差し戻し理由を責任追及に使わないという運用姿勢をどう周知するかが必要になる
- ・理由の分類項目をどこまで細かく設計するかのバランスが必要になる
- ・集計した理由をチェックリストへ反映するタイミング・頻度を決める必要がある
- ・差し戻し理由が複数の業務にまたがる場合の記録方法を整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
差し戻しの件数が少なく、都度対応でも同じ手戻りが繰り返し起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「差し戻し理由が記録され、同じ手戻りが減っていく仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。