仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方人事・労務時間削減属人化解消社員情報を一か所で管理する仕組み
社員の基本情報・資格・所属を1つの社員情報ページに集約し、異動対応の漏れや部署間の情報の食い違いをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・社員情報が人事・総務・現場でそれぞれ別々のExcelにある
- ・資格・スキル情報がすぐに確認できない
- ・異動があっても関連する台帳すべてに反映されない
- ・部署ごとに社員情報の内容が食い違う
- ・社員情報ページを見れば必要な情報がすぐ分かる
- ・資格・スキル情報もすぐ確認できる
- ・異動時の更新が関連する場所に反映される
- ・部署間で同じ情報を共有できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
社員ごとの基本情報・雇用形態・資格・所属を1つの社員情報ページに集約し、 異動や昇進があった際もそこを更新すれば反映される状態にします。
こんな困りごとに
- ・社員の基本情報(氏名・連絡先・雇用形態など)が、人事部・総務部・現場でそれぞれ別々のExcelにある
- ・資格・スキル情報が個人のファイルや紙の書類にしかなく、必要なときにすぐ確認できない
- ・異動や昇進があっても、関連する台帳すべてに反映されず情報が古いままになる
- ・同じ社員について、部署ごとに持っている情報の内容が食い違うことがある
なぜ起きるのか
- ・社員情報が部署ごとに個別管理
- ・異動時の更新が全台帳に反映されない
- ・資格・スキル情報が個人任せ
どんな仕組みにするか
- ・社員ごとに1つのページに集約
- ・更新は1箇所で関連台帳に反映
- ・関連システムの情報も自動反映
期待できる変化
- ・社員情報を探す時間が減る
- ・異動・昇進時の更新漏れがなくなる
- ・部署間の認識のズレがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
社員情報を一か所で管理する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
社員情報が現在どこに(人事・総務・現場など)分散しているかを洗い出す
一元管理すべき最低限の項目(基本情報・雇用形態・資格・所属など)を決める
たとえば
社員名で検索すれば、基本情報・所属・資格・雇用形態がまとめて1画面で 見られれば、異動や問い合わせ対応のたびに複数の台帳を確認する必要が なくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
部署ごとに別々だった社員情報を1つのスプレッドシートにまとめる。
基本情報・雇用形態・資格などを1つの人事管理システムに集約する。
勤怠・給与・評価など関連システムの情報も、社員情報ページへ自動的に集まる。
小さく始めるなら
まずは基本情報(氏名・所属・雇用形態)だけを対象に、 1つの社員名簿にまとめるところから始めます。
やってはいけないこと
給与や評価などセンシティブな情報まで一度に統合しようとすること。 まずは基本情報から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・給与・評価などセンシティブな情報をどこまで統合するか、閲覧権限をどう設計するかが必要になる
- ・資格・スキル情報の更新責任者(本人か人事か)を決める必要がある
- ・勤怠・給与システムなど関連システムとの連携範囲をどこまでやるか線引きが必要になる
- ・退職者情報の保管期間・削除ルールを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
社員数が少なく、社員名簿を1つにまとめるだけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「社員情報を一か所で管理する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。