仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営営業・顧客管理ミス削減見える化販売データが、在庫数へ自動で反映される仕組み
ネットショップ・店舗・営業などの販売データが発生した時点で在庫数へ自動的に反映され、在庫のズレや欠品・過剰在庫に気づくのが遅れる問題をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・複数チャネルの販売数を在庫表へ手作業で反映している
- ・販売と在庫反映のタイムラグで数が実態と合わない
- ・欠品に気づかず起きてから慌てて対応することがある
- ・複数チャネルの重なりで二重販売してしまうことがある
- ・販売が発生した時点で在庫数が自動的に反映される
- ・在庫数が常に実態と合っている
- ・欠品の兆候に早く気づける
- ・二重販売が起きなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
ネットショップ・店舗・営業などで販売が発生した時点で、在庫表の 数量が自動的に減算・反映される状態にします。
こんな困りごとに
- ・ネットショップ・店舗・営業など複数の販売チャネルがあり、それぞれの販売数を在庫表へ手作業で反映している
- ・販売のタイミングと在庫表への反映にタイムラグがあり、在庫数が実態と合わない
- ・在庫が実は足りていないのに気づかず、欠品が起きてから慌てて対応することがある
- ・複数チャネルの販売が重なると、在庫の引き当てがずれて二重販売してしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・複数チャネルの販売を手作業で反映
- ・反映にタイムラグがある
- ・在庫の引き当てがずれる
どんな仕組みにするか
- ・販売チャネルと在庫項目を対応づける
- ・販売発生時に自動的に反映する
- ・欠品・過剰在庫を自動的に検知する
期待できる変化
- ・在庫数のズレがなくなる
- ・欠品・過剰在庫への対応が早くなる
- ・二重販売のリスクがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
販売データが、在庫数へ自動で反映される仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在の販売チャネル(ネットショップ・店舗・営業など)と、それぞれの販売データの形式を確認する
在庫表への反映が今どのタイミング・方法で行われているかを整理する
たとえば
販売が発生した瞬間に在庫数が自動的に減れば、 欠品や二重販売に気づくのが早くなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
各チャネルの販売実績を定期的に集計し、在庫表へ手作業で反映する。
販売が発生した時点で、在庫表の数量が自動的に減算・反映される。
在庫数が一定水準を下回った、または大きく余っている場合に自動的に通知する。
小さく始めるなら
まずは販売量が最も多い1つのチャネルだけを対象に、自動連携を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての販売チャネルを一度に自動連携しようとすること。 販売量が多く在庫への影響が大きいチャネルから始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・複数チャネルで同じ在庫を共有する場合の引き当てルールを設計する必要がある
- ・返品・キャンセルが発生した場合の在庫への反映方法を決める必要がある
- ・欠品・過剰在庫のしきい値をどう設定するかの基準が必要になる
- ・各販売チャネルのシステムとの連携方法(API・CSV等)を確認する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
販売チャネル数・件数が少なく、手作業での反映でも欠品や過剰在庫が起きない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「販売データが、在庫数へ自動で反映される仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。