仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他ミス削減時間削減必須項目がそろわないと、次に進めない仕組み
入力フォームや申請フローで必須項目がそろわないと次に進めないようにし、入力漏れ・承認漏れの発生と後からの手戻りをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・必須項目の抜けがあってもそのまま提出できてしまう
- ・後から見返して初めて入力漏れに気づく
- ・誰かが確認して差し戻すまで漏れに気づけない
- ・同じような入力漏れが繰り返し発生している
- ・必須項目が揃わないと次に進めなくなる
- ・入力した本人がその場で漏れに気づける
- ・差し戻しのやり取りが減る
- ・繰り返し起きていた漏れがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
必須項目が入力されていない状態では次のステップへ進めないように し、入力した時点でその場に漏れに気づける状態にします。
こんな困りごとに
- ・入力フォームや申請書に必須項目の抜けがあっても、そのまま提出できてしまう
- ・後から見返して初めて入力漏れ・承認の付け忘れに気づき、確認のやり取りが発生する
- ・誰かが確認して差し戻すまで、漏れがあることに気づけない
- ・同じような入力漏れが繰り返し発生し、そのたびに個別に対応している
なぜ起きるのか
- ・フォームが未入力でも提出できる
- ・漏れに気づくのが後工程になる
- ・同じ漏れが繰り返し発生する
どんな仕組みにするか
- ・本当に必須な項目を整理する
- ・空欄では次へ進めないようにする
- ・余裕があれば整合性まで自動確認
期待できる変化
- ・差し戻しのやり取りが減る
- ・確認作業にかかる時間が減る
- ・繰り返し発生していた漏れがなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
入力漏れ・記入漏れが繰り返し起きているフォーム・申請書を洗い出す
その中で本当に必須な項目とそうでない項目を整理する
たとえば
必須項目が空欄のままでは次に進めない入力フォームにしておけば、 入力した本人がその場で漏れに気づけます。
使える方法(手軽 → 本格的)
提出された内容を後から人が確認し、漏れがあれば差し戻す。
必須項目が空欄のままでは次へ進めない・提出できないようにする。
必須項目の有無だけでなく、数値の妥当性や組み合わせの矛盾まで自動的にチェックする。
小さく始めるなら
まずは入力漏れが最も多い1つのフォーム・申請書だけを対象に、必須項目チェックを試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての項目を一律で必須にしてしまうこと。 項目が増えすぎると入力自体が敬遠されるようになります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・必須項目を厳しくしすぎると入力自体が敬遠されるリスクとのバランスが必要になる
- ・例外的に必須項目を満たせないケースをどう扱うかのルールを決める必要がある
- ・数値の妥当性チェックまで含める場合、基準値の設計・メンテナンスが必要になる
- ・既存の入力フォーム・システムへどこまで手を入れられるかの技術的な制約を確認する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
入力件数・担当者数が少なく、提出後の目視チェックでも漏れが大きな問題にならない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「必須項目がそろわないと、次に進めない仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。