仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方営業・顧客管理見える化時間削減見積から受注までの状況を見える化する仕組み
見積案件の進捗段階を一覧・パイプライン形式で見える化し、フォロー漏れや受注見込みの把握しづらさをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・見積案件の進捗状況が担当者しか把握していない
- ・フォローアップのタイミングを逃し案件が放置される
- ・営業全体の受注見込みが経営者に見えない
- ・見積から受注までの期間の傾向が見えない
- ・見積案件の進捗が一覧で分かる
- ・フォローが必要な案件にすぐ気づける
- ・経営者が受注見込みを把握できる
- ・見積から受注までの傾向が分析できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
見積を出した案件ごとに進捗段階を定義し、一覧またはパイプライン 形式で見える化します。
こんな困りごとに
- ・見積を出した案件が今どの段階(検討中・稟議中・失注など)にあるか、担当者しか把握していない
- ・見積後のフォローアップのタイミングを逃し、案件が放置されてしまうことがある
- ・営業全体でどれだけの見積が受注につながりそうか、経営者が把握できない
- ・見積から受注までの期間が長い案件と短い案件が混在していても、傾向が見えない
なぜ起きるのか
- ・見積後の状況が担当者しか分からない
- ・フォローのタイミングが個人任せ
- ・全体の受注見込みが見えない
どんな仕組みにするか
- ・見積案件の進捗段階を定義する
- ・一覧・パイプラインで見える化する
- ・停滞案件を検知してフォローする
期待できる変化
- ・フォロー漏れが減る
- ・受注見込みの把握がしやすくなる
- ・見積から受注までの傾向が分析できるようになる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
見積から受注までの状況を見える化する仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在進行中の見積案件を洗い出し、それぞれの進捗段階を確認する
見積から受注までの標準的な段階(提出・検討中・稟議中・受注/失注など)を定義する
たとえば
見積から受注までの案件が段階別に並んだパイプラインが見られれば、 フォローが必要な案件をすぐ見つけられます。
使える方法(手軽 → 本格的)
見積を出した案件を一覧化し、進捗段階を手動で更新する。
案件ごとの進捗段階を、パイプライン形式で視覚的に表示する。
進捗が止まっている案件を自動的に検知し、フォローアップを促す。
小さく始めるなら
まずは主要な見積案件だけを対象に、進捗段階の一覧化を試すところから始めます。
やってはいけないこと
段階を細かくしすぎて更新が追いつかなくなること。 まずは大まかな段階分けから始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・進捗段階の粒度(何段階に分けるか)をどう設計するかの判断が必要になる
- ・フォローアップのタイミング・頻度をどう設定するかの基準が必要になる
- ・失注案件の理由をどこまで記録し分析に活用するかを検討する必要がある
- ・複数の営業担当が同じ案件に関わる場合の進捗更新ルールを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
見積件数が少なく、一覧表への手動更新でも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「見積から受注までの状況を見える化する仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。