仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方人事・労務属人化解消見える化担当業務の棚卸しを定期的に行う仕組み
部署ごとの担当業務と担当者を定期的に見直し、属人化リスクの高い業務を問題が起きる前に見つける仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・誰がどの業務を担当しているか全体像を把握している人がいない
- ・担当者が抜けて初めて属人化に気づく
- ・業務の偏りに気づく機会がない
- ・棚卸しの優先順位が低く後回しになる
- ・担当業務の全体像が一覧で把握できる
- ・属人化リスクに問題が起きる前に気づける
- ・業務の偏りが見える化される
- ・棚卸しが定期的な仕組みとして回る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
部署・チームごとの担当業務と担当者を一覧化し、決めた頻度で 定期的に見直して属人化リスクを洗い出します。
こんな困りごとに
- ・誰がどの業務を担当しているか、全体像を把握している人がいない
- ・ある担当者が突然抜けたときに初めて、その人しかできない業務があったと気づく
- ・業務の割り振りが人によって偏っていても、気づく機会がない
- ・業務の棚卸しをやろうと思っても、優先順位が低くいつも後回しになる
なぜ起きるのか
- ・業務の全体像を把握する機会がない
- ・属人化リスクへの気づきが遅い
- ・棚卸しが後回しにされがち
どんな仕組みにするか
- ・担当業務と担当者を一覧化
- ・定期的な見直しをルール化
- ・属人化リスクを優先的に抽出
期待できる変化
- ・属人化リスクに早く気づける
- ・業務の偏りが見える化される
- ・定期的な見直しが仕組み化される
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
担当業務の棚卸しを定期的に行う仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
部署・チームごとに、現在誰がどの業務を担当しているかを一覧化する
棚卸しの頻度(半年に1回など)と、確認する項目(業務内容・担当者・代替可能性)を決める
たとえば
半年に一度、誰がどの業務を担当しているかを見直せば、「この業務は 1人にしかできない」という属人化リスクに、問題が起きる前に気づけます。
使える方法(手軽 → 本格的)
部署ごとに担当業務と担当者を一覧化した表を作り、定期的に見直す。
半年・1年ごとに棚卸しを行うことをルール化し、リマインドが届くようにする。
棚卸し結果から「担当者が1人しかいない業務」を自動的に抽出し、優先的に対応する。
小さく始めるなら
まずは影響の大きい部署・チーム1つだけを対象に、業務一覧表の作成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全社の全業務を一度に詳細に棚卸ししようとすること。 まずは影響の大きい部署・業務から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・棚卸しの粒度(業務単位かタスク単位か)をどこまで細かくするかの設計が必要になる
- ・棚卸し結果、属人化が見つかった業務への対応(引き継ぎ・マニュアル化)の優先順位を決める必要がある
- ・棚卸し自体が形骸化しないよう、実施の徹底方法を検討する必要がある
- ・部署をまたぐ業務の場合、誰が棚卸しの責任者になるかを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
部署・担当者数が少なく、業務一覧表の手動見直しでも把握できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
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この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「担当業務の棚卸しを定期的に行う仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。