仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方案件・プロジェクト管理信頼される時間削減お客様が、自分の案件の進み具合を確認できる仕組み
お客様が問い合わせなくても、自分の案件の進み具合や次の予定を確認できるようにして、進捗確認の連絡を減らし、安心して任せてもらえる状態をつくる仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・お客様から進捗の確認の連絡がたびたび来る
- ・答えるために、社内で確認して折り返している
- ・報告の頻度や内容が担当者ごとに違う
- ・お客様が自分で進み具合を確認できる
- ・確認の連絡が減り、作業に集中できる
- ・報告の内容が統一され、任せる安心感が高まる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
案件の進み具合と次の予定を、お客様が自分で見られるページにまとめ、 社内の進捗の更新がそのまま反映される状態にします。
こんな困りごとに
- ・お客様から「今どうなっていますか」という確認の連絡が、たびたび来る
- ・進み具合を答えるために、担当者が社内の担当に確認して折り返している
- ・進捗の報告のタイミングや内容が、担当者によってバラバラ
- ・お客様に状況が見えず、待たされている不安から、別の会社が気になっている
なぜ起きるのか
- ・社内の進捗がお客様に見えない
- ・報告の時期が担当者任せ
- ・確認するたび担当者を経由
どんな仕組みにするか
- ・お客様に見せる情報を絞る
- ・案件ごとの専用ページを用意
- ・社内の更新と連動させる
期待できる変化
- ・進捗の確認連絡が減り、社内の折り返しの手間がなくなる
- ・お客様が待たされる不安が減り、信頼が高まる
- ・報告の内容が統一され、担当者による差がなくなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
お客様が、自分の案件の進み具合を確認できる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
お客様が知りたがる情報(現在の段階・次の予定・お願いしたいこと)を3つ程度に絞る
社内で進捗を管理している場所を、1つに決める
たとえば
お客様が専用のページで「現在は設計中、次の確認は来週火曜」と見られれば、 確認の連絡が減り、任せている安心感も高まります。
使える方法(手軽 → 本格的)
決まった日(週1回など)に、現在の段階と次の予定をメールでお知らせする。
案件ごとに専用のページを用意し、段階と次の予定をお客様が自分で確認できるようにする。
社内の進捗の更新が、お客様のページにそのまま反映され、二重の更新が不要になる。
小さく始めるなら
最初は専用ページや連動は不要です。週に1回、決まった曜日に段階と次の予定だけを メールで送る運用から始め、お客様の反応を見て、ページ化を検討します。
やってはいけないこと
社内の細かい作業の進み具合まで、お客様に見せること。 お客様に必要なのは、全体の段階と次の予定です。細かすぎると、かえって不安を招きます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・情報の見せ方(公開する範囲・見られる人)の管理と、情報漏えいを防ぐ設計が必要になる
- ・社内で共有している情報のうち、お客様に見せてよいものの線引きを決める必要がある
- ・お客様がページを見ない場合の、連絡との使い分けを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
同時に進む案件が数件で、定期的なメールの報告で十分に足りている場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「お客様が、自分の案件の進み具合を確認できる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。