仕組み図鑑｜103の業務改善例より
情報の持ち方その他ミス削減見える化更新漏れのある情報を見つける仕組み
最終更新日から一定期間を過ぎた情報を自動的に抽出し、気づかないうちに情報が古くなることや更新漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・台帳が一度登録された後は誰も更新せず古いままになっている
- ・情報が古いことに気づかず間違った内容で対応してしまう
- ・どの情報が更新されていないか確認する手段がない
- ・更新は気づいた人が個別に対応している
- ・更新が止まっている情報が自動的に一覧で分かる
- ・古い情報での対応ミスが減る
- ・見直しが必要な情報がすぐ分かる
- ・定期的な見直しが仕組みとして回る
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
情報ごとに最終更新日を記録し、決めた更新周期を過ぎたものを 自動的に抽出して見直しを促します。
こんな困りごとに
- ・顧客情報や設備情報などの台帳が、一度登録された後は誰も更新せず古いままになっている
- ・情報が古くなっていることに気づかず、間違った内容で対応してしまうことがある
- ・どの情報がいつから更新されていないか、確認する手段がない
- ・定期的な見直しのルールがなく、更新は気づいた人が個別に対応している
なぜ起きるのか
- ・更新の周期・ルールがない
- ・古い情報に気づく手段がない
- ・見直しが個人任せ
どんな仕組みにするか
- ・最終更新日を記録する
- ・周期超過を自動的に抽出
- ・見直しをリマインドする
期待できる変化
- ・古い情報での対応ミスが減る
- ・定期的な見直しが仕組み化される
- ・情報の信頼性が上がる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
更新漏れのある情報を見つける仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
定期的な見直しが必要な情報(顧客情報・設備情報・価格など)を洗い出す
それぞれの情報について「これくらい経ったら見直す」という更新周期の目安を決める
たとえば
半年以上更新されていない顧客情報が自動的に一覧表示されれば、 情報が古くなっていることに早く気づけます。
使える方法(手軽 → 本格的)
決まった頻度で担当者が台帳を見て、更新が止まっている情報がないか確認する。
最終更新日が一定期間を過ぎた情報を、一覧で自動的に抽出する。
更新周期が近づくと、担当者へ自動的に見直しを促す通知が届く。
小さく始めるなら
まずは影響の大きい情報(主要顧客情報など)1種類だけを対象に、 更新周期の設定と抽出を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての情報に厳密な更新期限を設けようとすること。 まずは影響の大きい情報から見直し周期を決めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・情報の種類ごとに適切な更新周期(3ヶ月・半年・1年など)をどう設定するかの判断が必要になる
- ・見直しの結果「変更なし」だった場合の確認記録をどう残すかを決める必要がある
- ・リマインドを受け取っても見直しが行われない場合のエスカレーションを整理する必要がある
- ・大量の情報がある場合、優先順位をつけてチェックする仕組みが必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
情報の件数が少なく、定期的な手動チェックでも見直しが行き届く場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「更新漏れのある情報を見つける仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。