仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕組み・経営総務・バックオフィス時間削減属人化解消承認者が不在の間、代理承認が自動で回る仕組み
承認者が出張・休暇で不在の場合に、あらかじめ決めた代理者へ自動的に承認依頼を回し、承認待ちで業務が止まるのを防ぐ仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・承認者が不在だと戻るまで承認待ちの案件が滞留する
- ・誰かが気づかないと代理の手配がされないまま止まる
- ・代理承認の権限範囲が曖昧で迷うことがある
- ・不在のたびに手動で代理を手配し忘れることもある
- ・不在期間中は自動的に代理者へ承認依頼が回る
- ・承認待ちでの滞留がなくなる
- ・代理承認の権限範囲が明確になる
- ・手配忘れが起きなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
承認者の不在期間をあらかじめ登録しておき、その期間中の 承認依頼が自動的に代理者へ回る状態にします。
こんな困りごとに
- ・承認者が出張・休暇で不在だと、戻るまで承認待ちの案件が滞留する
- ・誰かが気づいて代理の人に頼まなければ、不在に気づかれないまま止まっていることがある
- ・代理承認を頼まれた人も、権限の範囲が曖昧なまま承認してよいか迷うことがある
- ・不在のたびに毎回手動で代理を手配しており、手配自体を忘れることもある
なぜ起きるのか
- ・不在中は承認が止まってしまう
- ・不在への気づきが手動に頼る
- ・代理承認の権限範囲が曖昧
どんな仕組みにするか
- ・承認者ごとに代理者を決めておく
- ・不在期間を登録する
- ・不在中は自動的に代理者へ回す
期待できる変化
- ・承認待ちによる業務の停滞がなくなる
- ・代理承認の手配忘れがなくなる
- ・承認者不在時の対応が標準化される
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在承認者が不在の際にどう対応しているかを確認する
承認者ごとの代理者をあらかじめ決めておく
たとえば
承認者が不在の期間だけ自動的に代理者へ承認依頼が回れば、 承認待ちで業務が止まることがなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
承認者が不在の間は、戻ってくるまで承認待ちのまま保留する。
承認が止まっていることに誰かが気づいた時点で、都度代理の人に依頼する。
承認者が不在期間を登録すると、その間の承認依頼が自動的に代理者へ回る。
小さく始めるなら
まずは不在の頻度が高い承認者だけを対象に、代理承認の登録を試すところから始めます。
やってはいけないこと
代理者に無制限の承認権限を与えてしまうこと。 代理時も本来の承認者と同じ範囲・基準で判断できるようにします。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・代理者が判断できる権限の範囲をどう設計するかを決める必要がある
- ・代理者自身も不在の場合の二重の備えをどうするか検討する必要がある
- ・不在期間の登録を忘れた場合の救済ルールを用意する必要がある
- ・代理承認した記録をどう残し本来の承認者へ共有するかを設計する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
承認者の不在頻度が少なく、都度の手動手配でも大きな遅れが出ない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「承認者が不在の間、代理承認が自動で回る仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。