仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率その他時間削減ミス削減手書きの点検表・日報が、その場でデジタル入力になる仕組み
現場での点検・日報・チェックリストの記入をスマホやタブレット入力に置き換え、後からの転記作業や記入漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・点検表・日報・チェックリストを紙に記入し後日転記している
- ・手書き文字の読み間違いが起きることがある
- ・記入漏れがあっても事務所に戻るまで気づけない
- ・紙の帳票の保管・ファイリングに手間がかかる
- ・現場での入力がそのままデータとして登録される
- ・転記作業と読み間違いがなくなる
- ・記入漏れにその場で気づける
- ・紙の保管・ファイリングが不要になる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
点検・日報・チェックリストの記入項目をそのままスマホ・タブレット 入力に置き換え、記入した時点でデータとして登録される状態にします。
こんな困りごとに
- ・点検表・日報・チェックリストを紙に手書きし、後日事務所でExcelなどへ転記している
- ・手書きの文字が読みにくく、転記の際に読み間違いが起きることがある
- ・記入漏れやチェック漏れがあっても、事務所に戻るまで気づけない
- ・紙の点検表・日報が溜まり、保管場所やファイリングの手間がかかる
なぜ起きるのか
- ・紙への記入が前提になっている
- ・事務所での転記作業が発生する
- ・記入漏れに現場で気づけない
どんな仕組みにするか
- ・記入項目を入力フォームに置き換える
- ・現場入力でそのままデータ化する
- ・基準外の結果は自動的に通知する
期待できる変化
- ・転記作業にかかる時間がなくなる
- ・記入ミス・読み間違いが減る
- ・異常への対応が早くなる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現場で記入している紙の点検表・日報・チェックリストの種類を洗い出す
各項目をスマホ・タブレットで入力できる形式に置き換えられるか確認する
たとえば
点検・日報・チェックリストをスマホでその場入力すれば、 記入した瞬間にデータとして登録され、転記作業がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
現場で紙に記入し、事務所に戻ってからExcel等へ転記する。
点検・日報・チェックリストの項目をそのままフォーム化し、現場で直接入力する。
点検結果が基準外の場合、入力と同時に担当者へ自動的に通知する。
小さく始めるなら
まずは転記の手間が大きい1つの点検表だけを対象に、スマホ入力への置き換えを試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての現場帳票を一度にデジタル化しようとすること。 まずは転記の手間が大きい帳票から置き換えます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・現場の通信環境(電波が届かない場所など)への対応をどうするか検討する必要がある
- ・タブレット・スマホの配布・管理をどう運用するかを決める必要がある
- ・紙で記入したい担当者への配慮・移行期間をどう設計するかの判断が必要になる
- ・過去の紙の記録をどこまで遡ってデータ化するかの範囲を決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
記入する現場・件数が少なく、紙の点検表でも転記の負担が大きくない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「手書きの点検表・日報が、その場でデジタル入力になる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。