仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率営業・顧客管理時間削減ミス削減毎月の売上集計が、自動でできあがる仕組み
売上データを店舗別・担当者別・商品別など必要な軸で自動集計し、月末の手作業での集計・転記をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・月末に複数の売上記録を集めて手作業で集計している
- ・見たい軸を変えるたびに集計をやり直している
- ・集計ミスに月末の忙しさで気づきにくい
- ・今月の着地見込みが集計完了まで分からない
- ・売上データが自動的に必要な軸で集計される
- ・軸を切り替えてもすぐに集計表が得られる
- ・集計ミスが起きにくくなる
- ・月の途中でも着地見込みを確認できる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
売上データが発生した時点で記録され、月末には店舗別・担当者別・ 商品別など必要な軸で自動的に集計表ができあがる状態にします。
こんな困りごとに
- ・月末になると、複数の売上記録を集めてExcelに手作業で集計している
- ・店舗別・担当者別・商品別など、見たい軸を変えるたびに集計をやり直している
- ・集計にミスがあっても、月末の忙しい時期には気づきにくい
- ・集計が終わるまで、今月の着地がどうなりそうか誰も分からない
なぜ起きるのか
- ・売上記録が集計しづらい形で残る
- ・見たい軸ごとに集計をやり直している
- ・月末にまとめて集計するため負荷が集中
どんな仕組みにするか
- ・売上発生時点でデータとして記録
- ・必要な軸で自動集計できるようにする
- ・月の途中でも集計を確認できる
期待できる変化
- ・月末の集計作業にかかる時間が減る
- ・複数の切り口で売上をすぐ確認できるようになる
- ・月の途中でも着地見込みを把握できる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
毎月の売上集計が、自動でできあがる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在どの単位(店舗・担当者・商品など)で売上を集計しているかを洗い出す
売上データが今どこにどんな形で記録されているかを確認する
たとえば
売上データを日々記録しておけば、月末には店舗別・担当者別・商品別の 集計表がボタン一つで自動的にできあがります。
使える方法(手軽 → 本格的)
売上記録をExcelに蓄積し、月末にピボットテーブルで軸別に集計する。
売上データを登録すると、店舗別・担当者別・商品別の集計が自動的に更新される。
月の途中でも、現時点までの売上集計をいつでも確認できる。
小さく始めるなら
まずは今いちばん使っている集計軸(店舗別など)だけを対象に、自動集計を試すところから始めます。
やってはいけないこと
最初からすべての軸(店舗×担当者×商品×期間)を掛け合わせた集計を作ろうとすること。 まずは今いちばん使っている軸だけに絞ります。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・複数の軸(店舗×担当者×商品など)を掛け合わせた集計をどこまで対応するか設計が必要になる
- ・返品・値引きなど集計に影響する例外データの扱いを決める必要がある
- ・会計システムとの数字の整合性(締め日のズレなど)を確認する必要がある
- ・過去データを遡って集計し直せるようにするかどうかの判断が必要になる
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
売上件数が少なく、Excelのピボット集計でも月末の負担が大きくない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「毎月の売上集計が、自動でできあがる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。