仕組み図鑑｜103の業務改善例より
手作業・効率総務・バックオフィス時間削減ミス削減注文データから、発注書が自動でできあがる仕組み
発注が必要になったタイミングで、注文データから発注書を自動的に作成し、取引先ごとの転記や発注書フォーマットの手間をなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・注文データを見ながら発注書を手作業で作成している
- ・取引先ごとにフォーマットが違い都度作り直している
- ・発注書作成に時間がかかり発注が遅れることがある
- ・転記ミスで数量や商品を間違えて発注することがある
- ・発注書が注文データから自動的にできあがる
- ・取引先ごとのフォーマットにも自動対応する
- ・発注のタイミングが遅れなくなる
- ・転記ミスによる発注間違いがなくなる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
発注する商品・数量・取引先の情報から、発注書のフォーマットへ 自動的に数字を差し込んで作成する状態にします。
こんな困りごとに
- ・発注が必要になるたびに、注文データを見ながら発注書を手作業で作成している
- ・取引先ごとに発注書のフォーマットが違い、都度作り直している
- ・発注書の作成に時間がかかり、発注のタイミングが遅れることがある
- ・発注内容の転記ミスで、数量や商品を間違えて発注してしまうことがある
なぜ起きるのか
- ・注文データを見ながら手作業で作成
- ・取引先ごとにフォーマットが違う
- ・転記ミスが起きやすい
どんな仕組みにするか
- ・注文データと発注書項目を対応づける
- ・取引先別テンプレートへ自動差し込み
- ・発注確定と同時に作成・送付する
期待できる変化
- ・発注書作成にかかる時間が減る
- ・発注のタイミングが遅れなくなる
- ・転記ミスによる発注間違いが減る
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
注文データから、発注書が自動でできあがる仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
現在発注書を作成する際に、どの注文データを参照しているかを確認する
取引先ごとの発注書フォーマットの違いを洗い出す
たとえば
発注が必要な商品と数量が確定した時点で、取引先ごとのフォーマットに 合わせた発注書が自動的にできあがれば、すぐに発注できます。
使える方法(手軽 → 本格的)
注文データを確認しながら、発注書のフォーマットへ手作業で入力する。
取引先ごとの発注書テンプレートへ、注文データから自動的に数字を差し込む。
発注が確定した時点で、発注書の作成から取引先への送付まで自動的に行う。
小さく始めるなら
まずは発注頻度の高い主要取引先だけを対象に、発注書の自動作成を試すところから始めます。
やってはいけないこと
すべての取引先のフォーマットを一つに統一しようとすること。 まずは取引先ごとのフォーマットに自動で数字を流し込むところから始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・取引先ごとに異なるフォーマット・項目をどこまで自動対応させるかの設計が必要になる
- ・発注内容の変更・キャンセルが発生した場合の反映ルールを決める必要がある
- ・発注書の送付方法(メール・FAX・郵送など)ごとの対応をどう扱うか検討する必要がある
- ・自動作成された発注書を誰が最終確認するかの承認フローを整理する必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
取引先数・発注件数が少なく、手作業での作成でも発注のタイミングが遅れない場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「注文データから、発注書が自動でできあがる仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。