仕組み図鑑｜103の業務改善例より
仕事の進め方その他属人化解消時間削減現場のノウハウを動画や手順で残す仕組み
ベテランの作業のコツを動画で撮影し、文字の手順書では伝わりにくい部分を補うことで、指導の手間やベテラン不在時の引き継ぎ漏れをなくす仕組みの作り方を解説します。
導入で、ここまで変わります
- ・ベテランの作業のコツが本人の体の中にしかない
- ・新人指導のたびにベテランが付きっきりになる
- ・教える人によって教え方がバラバラ
- ・ベテランが不在になるとその作業ができる人がいなくなる
- ・動画を見れば作業のコツが分かる
- ・新人が自分のペースで練習できる
- ・教え方が動画で統一される
- ・ベテラン不在でも作業を引き継げる
仕組みの詳細を見る — なぜ起きるのか、どう作るのか開く
属人化している現場作業のコツ・勘所を動画で撮影し、 文字の手順書だけでは伝わりにくい部分を補います。
こんな困りごとに
- ・ベテランの作業のコツや勘所が、本人の体の中にしかなく言葉で説明しきれない
- ・新人に作業を教えるたびに、ベテランが現場に付きっきりで指導している
- ・同じ作業でも、教える人によって教え方や勘所の伝え方が違う
- ・ベテランが休んだり退職したりすると、その作業ができる人がいなくなる
なぜ起きるのか
- ・コツが言葉で説明しきれない
- ・指導がベテラン頼みになる
- ・教え方が人によって違う
どんな仕組みにするか
- ・作業を動画で撮影する
- ・手順書と組み合わせて補足する
- ・タグ付けして検索できるようにする
期待できる変化
- ・新人指導にかかる時間が減る
- ・教え方が均一になる
- ・ベテラン不在でも作業を引き継げる
自社の負担を、数字で確認してみましょう
以下の3つを入力すると、月にどのくらいの時間が使われているかが分かります。
※入力値をもとにした目安です(20営業日換算)。実際の負担は状況により異なります。
仕組みは、組み合わせるとさらに強くなる
組み合わせるとできること
この仕組みは単体でも役立ちますが、関連する仕組みと組み合わせることで、さらに大きな効果を生み出せます。
現場のノウハウを動画や手順で残す仕組み
実践編 — もう少し詳しく知りたい方へ開く
まず何をする？
特に属人化している現場作業(コツが必要な作業)を洗い出す
動画で撮影すべき作業のポイント(手順・コツ・注意点)を整理する
たとえば
ベテランの作業風景を動画に撮っておけば、新人は何度でも見返しながら 練習でき、都度付きっきりで教える必要がなくなります。
使える方法(手軽 → 本格的)
ベテランの作業をスマホで撮影し、共有フォルダに保存するだけにする。
文字の手順書に、コツが伝わりにくい部分だけ動画を添えて補足する。
作業ごとにタグ付けした動画をナレッジベースにまとめ、必要なときにすぐ見られるようにする。
小さく始めるなら
まずは特に教えるのが難しい作業1つだけを対象に、動画撮影を試すところから始めます。
やってはいけないこと
全作業を一度に動画化しようとすること。 まずは特に属人化が進んでいる作業から始めます。
ここまでは、自社でも始めやすい範囲です
しかし、これを「会社として回る仕組み」にしていくと、次のような設計上の論点が出てきます。
- ・動画の撮影・編集・更新を誰が担当するかの運用体制を決める必要がある
- ・動画の保管場所・検索性(タグ付けのルール)を設計する必要がある
- ・機密性の高い作業を撮影する場合の管理・閲覧権限を整理する必要がある
- ・作業手順が変わった際の動画の更新・差し替えルールを決める必要がある
ここから先は、「情報を並べる」ではなく「仕組みとして設計する」フェーズです。
仕組みの「設計」が必要です
属人化している作業の種類が少なく、スマホ撮影と共有フォルダ保存だけでも運用できる場合。 実践編の内容だけで十分回ります。ただし、次のうち当てはまるものをタップしてみてください。
関連する仕組み
この仕組みとあわせて検討されやすい改善例です。
実際の改善事例も公開しています。月約8時間かかっていた確認・転記作業を約5分まで短縮した事例など、実際の支援内容と改善結果を掲載しています。
支援実績を見る →Arvixに相談すると
Arvixは、ツールを売る会社ではなく、仕事が回る仕組みを一緒に設計・実装する会社です。
今の仕事の流れと、何を管理すべきかを整理する
案件ごとに必要な情報を洗い出す
状態の定義・判断基準・更新ルールを設計する
誰が何を担当し、何を見られるようにするかを決める
最初にどこまで作るか(小さく始める範囲)を決める
将来、他の仕組みとどうつなげられるかを整理する
じゃあ、何から
始めればいい？
「現場のノウハウを動画や手順で残す仕組み」について、
自社の場合を整理してみませんか？
貴社の状況に合わせて、最適な進め方をご提案します。